Más paralelismos entre GTD y 5S

Me quedan ya unas pocas páginas para terminar Productividad personal, el libro publicado por José Miguel Bolívar. Cada vez encuentro más paralelismos entre las metodologías de 5S y GTD. Aunque la primera más centrada en la organización «física» de la actividad de trabajo -también la hemos adaptado en lo que denominamos 5S Digital– no cabe duda de que comparten un trasfondo de «contener» la complejidad laboral a base, en muchos casos, de gestión anticipada.

Además, ambas metodologías insisten mucho en la labor de «mantenimiento». No es fácil trabajar con nuevos hábitos. De ahí que ambas insistan en montar sistemas para revisar o para ejercer controles visuales que permitan la detección rápida de las desviaciones. La búsqueda de mejoras en la productividad, norte que comparten claramente GTD y 5S, exige que el sistema no se desmorone por la implacable entropía negativa. Es evidente que todo tiende al caos por la avalancha constante de nuevos estímulos. Esta puede ser la gran dificultad para mantener el entorno bajo control.

Ya hemos escrito dos posts: Deja cosas sin hacer, no pasa nada y Vaciar la cabeza: las listas a escena en GTD. Pues bien, ahora que estoy terminando el libro, tengo aún más claro que gran parte de las propuestas de estas dos metodologías pasan por repensar el trabajo. Sí, hay una fase inicial que puede quedar relativamente oculta (aunque José Miguel la expone megáfono en mano) que tiene que ver con desentrañar la lógica del trabajo habitual. Sí, tiene que ver con no hacer las cosas «porque sí» sino con aplicar un pensamiento más racional a lo que hacemos.

GTD propone una clasificación organización en contenedores muy propia de 5S donde las diferentes listas de necesarios reflejan el punto de partida. En segunda S siempre estamos dándole vueltas al «sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio» así como al «nombre para cosa y cada cosa con su nombre». Esto permite no tanto una cuadriculación del trabajo cuanto un análisis de lo que realmente hacemos y de si eso es de veras lo que tenemos que hacer. Sí, muchas veces llegas a cuestionar casi más el fondo que la forma en que haces las cosas.

Dice José Miguel, cuando explica el cuarto paso de la metodología GTD, Evaluar o reflexionar (a la que él prefiere denominar «revisar»), que es en ese momento donde surge lo fundamental:

Un error típico de «aprendiz» en GTD es poner mucho énfasis en encontrar la herramienta perfecta para recopilar/capturar, procesar/aclarar y organizar. Parece que una vez conseguido esto, el resto es fácil. En realidad, es al contrario. El reto empieza ahora. De momento, simplemente te has asegurado de que nada escape a tu atención y de transformar «cosas» en elementos que tienen un significado claro y concreto para ti. […]
GTD […] tolera una cierta degradación sin que afecte a su fiabilidad y funcionalidad. Pero «una cierta degradación» significa una degradación gestionada, es decir que es necesario que tú intervengas para mantenerla controlada.

Casi podría coger textos del manual que usamos de 5S en los que se refleja la misma idea. Las dos últimas S: la cuarta y la quinta buscan mantener lo conseguido. Y lo hacen de forma activa, introduciendo sistemas visuales para detectar situaciones anómalas jugando con la imaginación y después con un sistema más formal de auditorías.

Bueno, aquí dejo el tercer post sobre el libro de José Miguel Bolívar. Algún día habrá que ponerse manos a la obra para introducir en 5S algunos principios de GTD. Se las ve primas hermanas, de verdad.

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La imagen para la página de inicio del blog es de uchiuska.