Deja cosas sin hacer, no pasa nada

Llevo varios días leyendo poco a poco Productividad personal, el libro que ha publicado José Miguel Bolívar. Lo subtitula Aprende a liberarte de estrés con GTD. Le dije en su momento que escribiría algunas cosas a medida que lo leía y este es el primer post. Alguno más caerá. Por cierto, aquí tienes la presentación que él mismo nos hace de su obra.

Debo decir que no seré imparcial en lo que escriba. Pero a estas alturas de partido no me preocupa demasiado. Conozco a José Miguel desde hace tiempo y le tengo en suficiente estima como para saber desde ahora que mi cerebro no será muy racional. Claro que desde la óptica de GTD esto lo damos por sentado en (casi) todos los casos. Es la cualidad que JM denomina «puñetera» de esa cosa tan compleja que llevamos sobre los hombros.

Yo no practico -en sentido estricto- GTD pero sé que bastantes de sus propuestas están cerca de la forma en que trabajo. Ya sabéis que desde hace un montón de años ejerzo como profesor asociado en Euskalit en sus programas de 5S. Primero fue en la aplicación de la metodología a los entornos físicos y hoy lo es también a los digitales. Detrás de esta metodología no hay otra historia que la búsqueda de productividad. Sí, buscamos eficiencia a través de mantener «controlado» el entorno de trabajo. Creo que GTD busca básicamente lo mismo.

En el breve capítulo que JM dedica al «trabajo del conocimiento» nos dice lo siguiente (el subrayado es mío):

De la combinación de estos dos cambios -el trabajo no es evidente y  tampoco resulta evidente saber cuándo está hecho- y de las consecuencias de ambos, se deriva la que, probablemente, es la consecuencia de mayor impacto desde el punto de vista de la productividad personal: hay mucho más trabajo para hacer, que tiempo para hacerlo. Y esto significa a su vez que, en el trabajo del conocimiento y por muy mal que pueda llegar a sentarnos, hay que dejar -necesariamente- cosas sin hacer. En este nuevo escenario, la clave es contar con un método que, como ocurre con GTD, nos permita sentirnos bien, no solo con lo que hacemos, sino también con lo que dejamos de hacer.

Me parece una recomendación fundamental. ¿Dónde termina el trabajo de hoy en día? Claramente afectado por la teoría de los gases (el trabajo se extiende para ocupar todo el espacio que le dejes disponible) no queda otra que gestionar de forma activa lo que no vamos a hacer. En psicología lo hemos llamado siempre asertividad: tenemos que decir que no a muchas, muchísimas cosas. Si la carga inicial de actividades no es racional el problema siempre va a estar en el origen. Da igual lo bien que gestiones tu trabajo porque el volumen es tal que no hay forma de sacarlo adelante.

En 5S esto se aplica en la primera S: queremos trabajar solo con lo que consideramos material necesario. Todo lo demás debe ser apartado del lugar de trabajo. En lo físico se entiende fácil porque el espacio no suele sobrar. En cambio cuando hablamos de la documentación digital, el problema es mucho más complejo. Se nos propone «eliminar» pero la cultura imperante es «no borres nada». O sea, riesgo de colapso porque la carga inicial de trabajo tiende, casi casi ¡a infinito!

Sí, da igual que el día tenga 48 horas. Que ya sabes que no lo va a tener, por cierto. Si hay más tiempo pero las tareas se expanden por aplicación de la teoría de los gases, siempre acabaremos perdiendo la batalla. No es mal consejo: no hagas todo lo que crees que deberías hacer. Haz menos. Pura lógica contra la irracionalidad de muchos de los teóricos «trabajos del conocimiento» actuales.