Vaciar la cabeza: las listas a escena en GTD

Avanzo en la lectura de Productividad personal, el libro publicado en fechas recientes por José Miguel Bolívar. Si hace unos días en el post Deja cosas sin hacer, no pasa nada citaba esa parte de la metodología GTD en la que se insiste en la importancia de definir el trabajo y no tanto de hacerlo, hoy me quedo con algo muy 5S: las listas. Un recurso casi universal para que no sea nuestra cabeza la que ande ocupada en recordar qué parece que tenemos que hacer sí o sí.

En 5S también se hacen listas. Si acaso hay una que es la fundamental, la de «los necesarios«. Cuando se trata de organizar una zona de trabajo nada mejor que comenzar con la lista de aquellos materiales que hacen falta. Algo tan evidente que sorprende seguir encontrando ingentes cantidades de desechos y materiales innecesarios en su más amplio sentido. ¿Por qué ocupan un espacio si no hacen falta? Misterios tiene la santa madre iglesia.

José Miguel nos insiste en que se ha producido un cambio cualitativo en la naturaleza del trabajo. Ahora ese trabajo se escapa más fácil entre las manos. Precisamente porque no es manual sino intelectual o más aún, emocional. Esto complica la manera en que se delimita. De ahí la necesidad de manejarse con «contenedores» que pongan diques de contención al trabajo a desempeñar.

Las listas reemplazan parte del trabajo mecánico que debemos realizar. Hay que saber cuántos compromisos vamos adquiriendo pero sin necesidad de que ocupen nuestro cerebro en todo momento. Conviene aligerar lo que somos capaces de manejar simultáneamente. Las listas almacenan esa retahíla de asuntos que de otra forma serían causa de estrés. Porque ese vaciado de la cabeza a sabiendas de que todo queda bajo control en una lista es una buena defensa contra los nervios.

En 5S jugamos mucho con listas de necesarios asociadas a diferentes partes o zonas de trabajo. Y jugamos también, en una segunda fase, a distribuirlos según nuestra conveniencia. Aquello que más usamos parece lógico que esté más a mano. Y además queremos que la forma de usarlos sea sencilla, adaptada al resultado final que perseguimos. Queremos que las cosas ocupen su sitio: cada cosa en su sitio y un sitio para cada cosa. Recomendaciones simples. Por eso sorprende tanto que no se cumplan. ¿Por qué eso tan evidente no se hace de una forma lógica?

No practico GTD pero desde luego que comparto buena parte de su filosofía. Las listas son un momento para detenerse y pensar cómo debemos apuntar cada cosa. GTD insiste en una secuencia lógica que a mí personalmente me resulta demasiado compleja. Pero me sirve la propuesta de fondo. Simplificar, deconstruir, volver al principio de las cosas y hacer que todo sea más manejable. Ahí me siento cómodo con la propuesta de GTD.

Y, sin embargo, luego la realidad nos conduce por caminos que no siempre son tan lógicos y pautados. Pero ahí está la gracia. Una cosa es listar y otra que después el mundo siga moviéndose bajo nuestros pies, para lo bueno y para todo lo demás.

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La imagen para la página de inicio del blog es de Great Beyond en Flickr.