Esta mañana me ha saltado una señal de alarma… que ya se me había encendido antes varias veces. El caso es que estábamos haciendo balance de una experiencia participativa que hemos llevado a cabo para elaborar el plan de gestión (PG) anual. Y no parecía que hubiéramos llegado donde pretendíamos. Cierto que hemos avanzado, pero hay que reflexionar.
Como decía, la participación no ha llegado hasta donde queríamos, al menos en cantidad. Seguimos retenidos por la poderosa ley de Pareto (el 20% es el que explica la mayor parte del movimiento) y una más drástica, la del 1-10-89 (1 produce, 10 aportan sugerencias y 89 forman la mayoría silenciosa). A esto le seguiremos dando vueltas en este blog, no os quede la menor duda. Y más con la jornada que tengo a la vista la semana que viene.
Sin embargo, la conversación ha derivado hacia un reflexión diferente. Quizá haya que negar la mayor: ¿realmente el PG anual es una herramienta para la que merece la pena un esfuerzo importante de participación? Y más aún, ¿necesitamos un PG?, ¿qué PG? Creo que llevamos ya un tiempo anclados en el escepticismo respecto al PG, considerado en su forma ortodoxa: objetivos anuales, presupuesto anual, control de gestión clásico…
¿No será que la velocidad creciente de los acontecimientos que rodean a la empresa ha modificado la necesidad de planificar? El ciclo PDCA parece una de esas verdades inquebrantables de la gestión. Hay que planificar (pensar), luego hacer, después chequear qué tal nos ha ido y luego ajustar en consecuencia. Pero… ¿y si no hay apenas tiempo para nada?, ¿y si el problema nuevo es que la suma de tiempos P+D+C+A se ha acortado drásticamente? ¿Qué tiempo dedicamos a la P de planificar?
Para esto hay una teoría que nos distribuye los tiempos óptimos y es la que representa el gráfico adjunto. Pero ahora la prioridad parece estar en la fase beta permanente, expresión ligada a la web 2.0. Es decir, no está en el perfecto diseño… porque nunca va a existir. Los tiempos van a convertir rápidamente en obsoleta tu perfección. Y vas a tener que rediseñar. Entonces, ¿para qué tanto esfuerzo en el PG? Quizá estemos en el momento en que haya que decir alto y claro «planificación, la justa». Pero, si me apuras, tendiendo a acortarla para no ralentizar el proceso de salida al mercado. Si planificas muy bien y eso ralentiza tu hacer, vas a tener un serio problema: alguien lo habrá hecho antes que tú.
¿Cuál sería la distribución óptima de tiempos en el PDCA hoy en día?, ¿tiene sentido seguir hablando a nuestros alumnos de administración de empresas de este círculo? Creo que hay que profundizar en este asunto… al igual que en la propia definición de lo que es un PG. Cuando trabajas en una organización, parece que el PG es responsabilidad de quienes la gestionan y queda relativamente diluido… hasta que te afecta en tus objetivos. Por eso puede ser un buen comienzo elaborar, por si acaso, tu propio PG, único e intransferible. Hazlo antes de que alguien te lo enchufe para que puedas negociar con cierto criterio.
Si te interesa el asunto de la participación, puedes leer también en este blog las entradas (y los comentarios, por supuesto): El señor Pareto arrasa, Ishikawa para superar a Pareto y Participación informada. Respecto al PDCA hay pequeñas reflexiones en el blog. Una de ellas es la entrada Todo es relativo al querer cambiar.
10 comentarios
Estoy más que de acuerdo con lo que dices. Es increible la de cosas que se dejan de hacer por buscar la exactitud, la certeza absoluta, tenerlo todo «atado y bien atado».Las planificaciones detalladas frenan cantidad de buenos proyectos.
Y es que ya lo dijo Karl Weick, en un entorno turbulento hay que sustituir exactitud por plausibilidad, variedad y rapidez por certeza. Cada vez me parece mejor una interpretación o actuación aproximada que me permita echar a andar rectificando a tiempo el rumbo de la organización, a una interpretación exacta que se demore en el tiempo y caiga en la cajón del olvido
Qué bueno, Julen. Creo que por ahí hay un camino a explorar.
Hay una cuestión que siempre me ha llamado la atención en cuango a planes de gestión se refiere: la imperante necesidad que muchos tienende de crear un plan de gestión como se entiende tradicionalmente en las grandes empresas dentro de microempresas o medianas empresas .
Los puristas dirán que un plan de gestión completo es necesario… y a 3 años nada menos sea en la empresa que sea 😉 jeje . Bueno… desde luego, puede funcionar pero la importancia de crear modelos de gestión «ligeros, flexibles y consistentes» en las pymes, creo que pasa por crear un documento de unas pocas páginas repletas de acciones, indicadores, presupuestos y responsables (a poder ser recogido en excel;-)que acompañarán a esa «biblia en versión beta» en contínua evolución que deberñia ser el plan de negocio.
En definitiva, lo realmente importante es que el documento que se cree sea accesible, para todos, (olvidando por un momento reglas nemotécnicas del estilo pdca y haciendo uso del sentido común)tanto al momento de leerlo como al momento de «meterle mano» y quizá para llegar a esto tenemos que cambiar nuestra idea de plan de gestión.
pd: este pg abreviado también puede ser adoptado por grandes empresas. De hecho, sería muy sano 😉
Un saludete 😉
David, qué razón tienes con del «cajón del olvido». A veces pienso que es como una obligación, nadie sabe por qué pero todos lo hacen. ¿La utilidad?
Alorza, creo que vas a poder explorarlo… porque otra vez me gustaría que pasaras por el taller de gestión de proyectos aquí en ETEO. Ya hablaremos.
Ander, quizá los documentos de PG son todo menos accesibles, ligeros y flexibles. Largo camino por andar, compañero.
Julen and friends,
¿No os parece que últimamente está de moda denostar la planificación aduciendo diversos motivos: la necesidad de actuar rápidamente y antes que otros, la dificultad para prever cambios y efectos…?
Precisamente tener en cuenta al amigo Pareto y a otras leyes que suelen cumplirse, como la 1-10-89 que mencionas y que también puede llegar a versiones como la 1-0-99, parecen ser claras señales de que estamos planificando y de qué es útil hacer previsiones en función de lo que pasó antes, de lo que creemos que pasará en función de los datos que tenemos a día de hoy, y de lo que pasará si nuestro plan no se ajusta en absoluto a lo que va pasando, no?
Planificación sí, aunque con la flexibilidad, inmediatez, simplicidad y perspectiva que se requiera. Y es que una buen plan también debería dar pistas sobre cuándo ceñirse al plan original, cuándo modificarlo y cuando dejar de mirarlo un rato para dar paso a cierta espontaneidad y creatividad a ver qué pasa…para luego volver al plan anterior o a otro nuevo. Incluso decidir no seguir un plan durante un tiempo no deja de ser un plan que luego habrá que evaluar.
Seguro que con caracter general los PG tienden a ser rígidos, a un plazo demasiado largo y por tanto ineficaces, pero mi arenga planificadora quiere ir al fondo de la cuestión: mejor con un plan, y mejor aún con un plan adaptable, actualizable y tan sencillo como sea necesario para que sea útil. Estoy con ANDER en que el problema no son los planes sino cómo se hacen.
Debe ser además que todavía creo en el milagro de los planes y los «peges» 🙂
Muy buenas reflexiones. Esto te genial. Todos abogáis por el equilibrio, así que nada que añadir al respecto, salvo un par de notas sobre los condicionantes psicológicos asociados al tema.
Muchas veces, no pasamos a la acción, o dilatamos el tiempo de «dar el salto» por algo parecido al pánico escénico.No es tanto el tiempo que necesitamos para pensar en todas las variables, si no que en la fase de pensar y planificar nos sentimos más seguros, y al actuar es cuando nos tenemos que enfrentar a la realidad, a nuestras limitaciones para gestionarla y a la evaluación de quan bueno era nuestro plan…y eso, necesita una pequeña dosis de coraje.
Otro efecto perverso de las planificaciones es que nos vinculamos emocionalmente al esquema que representan. Después de dedicarles tiempo y neuronas, nos cuesta mucho cambiarlas y nos aferramos al modelo inicialmente desarrollado. Y, al final, podemos caer en la tentación de intendar adaptar el «mundo» a nuestro plan y resistirnos a lo contrario.
Me dedico a la planificación y dirección de proyectos, así que me cuesta mucho confiar en la autoregulación del caos. Me quedo con una frase genial que he leído por aquí: «la planificación es un pasillo para que la creatividad transite» de raizen
yoriento, me has pillado. Yo me paso la vida haciendo planes, pero creo que son ejercicios conceptuales o que están remitidos en buena parte a aspectos muy concretos, que puedo gestionar. Estoy de acuerdo en que no es tanto problema el plan sino la exageración que hemos hecho del plan como referente.
odilas, espero que el pasillo sea suficientemente ancho, ¿no? Gracias por los piropos.
[…] el kaizen, el despliegue de objetivos y la planificación estratégica… tenemos un problema. El ciclo PDCA ha saltado en mil pedazos. Pero sigue siendo una referencia. ¿Cómo es esto? Porque vivimos en Paradox Land. Solo es […]
[…] Publicado en Consultor Artesano. Post original aquí. […]
[…] Una de estos elementos que condicionan la forma en que aplicar el ciclo es el tiempo. Bueno, mejor dicho: la falta de tiempo. En una sociedad que se define por sus urgencias, en las que la calma parece haber desaparecido —gracias, Manel, por esas dos fantásticas reflexiones que acabo de enlazar—, y en la que el primer componente del ciclo, el de planificar o, mejor aún, el de «pensar», se enfrenta a un problema muy serio. Porque, si tardas en pensar, alguien te adelanta, sea por la derecha o por la izquierda. Da igual, no tenemos todo el tiempo del mundo para pensar. Que no te engañen, no es «todo el tiempo», es la parte de tiempo lógica para hacer las cosas bien. Pero el sistema ha mutado. Hoy, haz; luego ya pensarás. […]