Siempre me ha gustado la idea de redactar artículos enciclopédicos como evidencia del conocimiento básico que una empresa posee. La potencia de estos artículos está en su intención descriptiva y de estandarizar lo que ya se sabe. Si tomamos como referencia la wikipedia que todos conocemos, sus artículos deben respetar por ejemplo una estructura que comienza con una sección introductoria en la que se aporta una definición o caracterización lo más concisa posible del concepto o tema de que se trate. Después hay toda una guía sobre las diferentes secciones que debería contener un artículo, pero esa sencillez inicial de buscar una definición básica es un lugar común a partir del cual generar nuevo conocimiento.
Recuerdo mi etapa como responsable de gestión del conocimiento en Maier en la que veía cómo sobre todo las nuevas incorporaciones a puestos relacionados con la ingeniería de producto o proceso necesitaban como agua de mayo ese conocimiento básico. El proceso de estandarizar el conocimiento existente permite una discusión sana en la que partimos de acuerdos fundamentales. De hecho, en la práctica era bastante habitual recurrir a conocimiento externo estandarizado y de fácil de acceso aunque se supiera que dentro de la organización también lo había. La ventaja de la wikipedia es que ya existía; en cambio, la wikipedia de empresa nos faltaba.
No quiero, por supuesto, quitar valor al contacto informal para transmitir conocimiento. Seguramente hay que impulsarlo tanto o más que su formalización en soportes tipo wikipedia. La clave está en disponer de ambas vías para que sumen en la misma dirección: ayudar a las personas a reutilizar conocimiento existente y generar, así, nuevo conocimiento. El hecho de que no existan wikipedias de empresa genera costes de esos que no se ven en la cuenta de explotación. Pero haberlos, haylos, y más elevados de lo que mucha gente se cree.
El problema suele residir en que al proteger en exceso el conocimiento se dificulta su circulación. Por ejemplo, sucede así cuando se asigna un perfil de usuario a una persona y se le restringe de esta forma el acceso solo a ciertos contenidos. Una wikipedia de empresa es una manifestación de lo que ya se sabe allí dentro y refleja lo sólido de su saber hacer. A partir de ese conocimiento empaquetado y almacenado las personas pueden interactuar mejor a sabiendas de que es un punto de partida sobre el que hay consenso.
Wikipedia no es sino conocimiento enciclopédico que busca una referencia básica suficiente para la mayor parte de la gente. Para profundizar están los enlaces externos y otros recursos vinculados. Pero importa ser humilde y documentar el mínimo. Además, asignando personas a artículos es más fácil «saber quién sabe». No solo de texto plano y evidencia documental vive la gente. De ahí que sabiendo qué personas están detrás de qué contenidos siempre será más fácil iniciar la conversación con quienes se supone serían expertas/os.
Pero hay otro asunto tan importante o más. No me cabe duda de que el resultado final (la wikipedia que hoy consultamos) esconde una arquitectura organizativa por detrás que aporta muchísimo valor. Hay que decidir sobre meritocracia, sobre estándares, sobre discusiones. Hay que poner en movimiento el conocimiento para que acabe en cada uno de sus artículos. Y cada artículo debe contener su vida propia. ¿No son suficientes razones para ponerse manos a la obra?
Derechos de la imagen: By Everaldo Coelho and YellowIcon – All Crystal icons were posted by the author as LGPL on kde-look, CC BY-SA 3.0, https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=3430923
6 comentarios
Creo que es una herramienta muy útil que se infravalora en las empresas a favor de herramientas más «glamourosas» como redes sociales corporativas que priorizan la inmediatez/urgencia o soluciones de almacenamiento en la nube, que no sólo suelen tener distintos permisos como dices si no que además favorecen un síndrome de diógenes de documentación en lugar de conocimiento.
En mi primer trabajo, en Proporta (ecommerce) creamos una wiki para que todos tuviéramos acceso al conocimiento del resto. Hacíamos accesorios para pdas, algo bastante nuevo entonces (2005) por lo que atención al cliente se beneficiaba y mucho del conocimiento de los «teckies» y los diseñadores, de las quejas de nuestros clientes. Funcionó fenomenal, creando realmente conocimiento corporativo. ¡Creo que las empresas no deberían olvidarse de las útiles (aunque algo feas) wikis!!
Los dioses te oigan, Elena -:)
En mi experiencia también veo las wikis como una manera muy útil de documentar lo que se sabe. ¿Por qué no funcionan? Misteriios de Santa Tecla, patrona de la informática :-)))
«Cada empresa (y cada organización) con su Wikipedia» https://t.co/gGXzpUv90B vía @juleniturbe
Cada empresa con su Wikipedia https://t.co/9oMUovKOKk via @juleniturbe #RRHH #conocimiento
Interesante, ¿Cómo aflorar el conocimiento actual y proyectarlo al futuro?
En unos de nuestros proyectos, estamos inmersos en un proceso de migración de un ERP, una oportunidad inmejorable para establecer conversaciones y revisar formas de hacer, así como de detectar agujeros negros de procedimiento.
Lo hemos intentado con una Wiki, pero una vez más no hemos superado el colectivo Teckie de la organización.
En nuestro caso, nos hemos encontrado con dos dificultades. Por un lado la dificultad que tenemos a la hora de redactar textos y por otro la falta de estrategia de comunicación clara que defina los objetivos, alcance y metodología del proceso de documentación.
Apasionante.
P.D. En lugar de un Wiki, lo estamos haciendo con Google Drive.
Asier, sea con Drive o mediante una wiki, la cuestión es generar el hábito de contarnos lo que sabemos. Hay que generar espacios donde esas conversaciones tengan cierto tipo de registro. Quizá hay que comenzar por el principio y luego la tecnología debe ayudar con el registro. Sé que es complicado pero mucho tiene que ver con las rutinas internas de comunicación.