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Tuesday, Apr. 25, 2017

10 consejos tras 63 proyectos de 5S digital

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02/06/2016


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10 consejos tras 63 proyectos de 5S digital

Poco a poco vamos cogiendo más experiencia en la aplicación de la metodología de las 5S digitales. A través de los programas KnowInn de Euskalit son ya 63 las organizaciones que han desarrollado proyectos de ese tipo. Casi 100 personas de entidades muy diversas: educación, administración pública (local, diputaciones, Osakidetza, Ertzaintza, Gobierno Vasco), empresas industriales y organizaciones sin ánimo de lucro. Vamos, que la necesidad parece independiente del sector de actividad.

Este año por primera vez somos ya tres profesores impartiendo el módulo de 5S digitales. Por mi parte acabo de terminar un grupo, antes del verano Venan Llona habrá finalizado otro y a la vuelta de vacaciones Iñaki Buitrón seguirá con un tercero en Donostia. Demanda la hay y a medida que vamos acompañando la implantación de proyectos, nosotros también vamos aprendiendo. La metodología no puede quedarse quieta porque la tecnología con la que generamos y consultamos la documentación digital también cambia.

Por eso, he pensado compartir estos diez consejos, derivados de la práctica, para aquellas organizaciones que se animen a comenzar un proyecto de 5S digital:

  1. Sé humilde. Se comienza con un proyecto piloto, lo que supone que el objetivo es aprender a trabajar con la metodología y no desarrollar el megaproyecto que solucione todos los problemas de organización de la documentación digital de tu organización. Hay que acotar bien el alcance.
  2. Haz las paces con el departamento TIC. Bueno, si ya estás en paz, mejor. Pero el departamento TIC (o un proveedor TIC si tu empresa es pequeña) debe participar sí o sí en el proyecto. Hay que trabajar sumando.
  3. Haz las cosas simples. No quieras complicar lo que ya se ha complicado. Lo perfecto puede ser enemigo de lo bueno. Si puedes crear una estructura con tres niveles de carpetas no generes cuatro, si pueden ser cuatro que no sean cinco. Sí, navaja de Ockham.
  4. Elige software de apoyo. Necesitamos herramientas con las que monitorizar ficheros y carpetas, del estilo TreeSize o similares. La tecnología debe ayudarnos.
  5. Más importante que aplicar 5S digital es mantenerlas. De ahí que sin auditorías no podrás sobrevivir. Pero, eso sí, que sean útiles e incorporen lo que consideráis importante.
  6. Documenta lo que hagas. Tienes que generar una pequeña guía que explique lo que habéis acordado. Es una especie de “léame” que describe lo básico. Te servirá además para extraer elementos a auditar.
  7. Piensa en Pareto. Es importante que distingas lo importante de lo accesorio. Tienes que apretar con aquello que te aporta valor y dejarlo lo mejor posible. Ante la duda, dedícate a lo importante.
  8. Dedícale tiempo. Te lo va a llevar, sobre todo si son unas cuantas las personas implicadas. Planifica dedicaciones y no bajes de las 50 horas en un período de 3-4 meses. Quizá sean algunas más.
  9. Las 5S digitales hay que explicarlas a las nuevas incorporaciones. No será la primera vez que un sistema de desmorona porque cuando entra una persona nueva no se le explica cómo trabajar con la documentación digital. Y no os preocupéis, se buscará la vida.
  10. Abre la ventana y comparte con otras organizaciones tu experiencia. Hay que conocer otros casos y dejar que otras/os nos conozcan. Es más probable que así lo mantengas más sano. Una alternativa: el club 5S de Euskalit.

En fin, seguiremos evolucionando. Poco a poco. Los proyectos de 5S digitales tienen su recorrido y hay que ir viendo cómo acompañamos a las organizaciones que se inscriben en los programas. Hoy lo hacemos de una manera pero hay que mejorar. En ello estamos 🙂

Dejo aquí de nuevo una presentación que use en la última jornada de buenas prácticas que organizó Euskalit hace poco.

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Sobre el autor

Julen

De la margen izquierda de la ría, en el Gran Bilbao. Estudié psicología y siempre me he movido alrededor de las empresas y las organizaciones en general. Con una pasión confesa: la bici de montaña.

(2) comentarios

  1. vllona
    02/06/2016 at 07:53

    Si está tu organización interesada en conocer, participar o experimentar un proyecto piloto de #5SDigitales, la metodología KnowInn de Euskalit te permite hacerlo de una manera asequible y compatible con tu propio trabajo del día a día. Si necesitas ampliar información puedes ponerte en contacto con cualquiera de los tres profesores o directamente con Euskalit, pregunta por Jon Campos o Terese, estaremos encantados de explicaros en qué consiste.
    Tarde o temprano, todas las organizaciones tendremos que afrontar de alguna manera el caos que nos rodea en nuestro almacenamiento digital, ahora puede ser el momento, aprovéchalo.

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