Wednesday, Jun. 19, 2019

La trampa de las herramientas en las 5S digitales

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29/03/2019


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La trampa de las herramientas en las 5S digitales

caja herramientas

Cuando trabajamos en la implantación de proyectos de 5S digitales es evidente que tenemos que utilizar algunas aplicaciones para facilitar el trabajo. No tiene sentido que alguien deba modificar el nombre de cada fichero uno a uno o que se deje unas cuantas dioptrías al repasar los infinitos contenidos que alberga una determinada unidad de red, una carpeta o una intranet. Sin aplicaciones para el mapeo de una unidad de red, el renombrado masivo de ficheros o la modificación de iconos en el explorador es muy difícil llevar a cabo una buena implantación de las 5S digitales. Hasta aquí todas estamos de acuerdo.

Sin embargo, en nuestros talleres y proyectos de implantación detectamos una peligrosa deriva: la gente se fija en las herramientas más que en la propia metodología. Vale, es cierto que las aplicaciones forman parte de la implantación, pero no dejan de ser eso: herramientas. Si no tomamos conciencia de que lo realmente importante es que tomemos el control de la marabunta de contenidos digitales en la que vivimos, las herramientas solo servirán para jugar, darnos mala vida cuando dejen de funcionar sustituidas por la siguiente oleada y terminar por frustrarnos.

Las 5S digitales van a hacerte la pregunta importante: ¿qué necesitas y qué no necesitas manejar como información en soporte digital? Puedes caer en la tentación del síndrome de Diógenes digital, es evidente. Por eso te lo preguntaremos una y otra vez: qué utilizas con frecuencia y por tanto debes tener dispuesto de la mejor manera posible -probablemente a un clic de distancia- para ahorrar tiempo y sacar partido de las herramientas tecnológicas de que dispones. Lo importante es tu postura activa respecto a lo que manejas diariamente.

Otro aspecto que se nos suele olvidar es que las 5S digitales te van a exigir consensos con tus colegas de trabajo. No es una metodología pensada para uso individual (aunque es obvio que propone técnicas que puedes aplicar a tus cosas), sino que su sentido final implica trabajo en equipo. Por eso jugamos con la necesidad de acordar determinadas normalizaciones en la forma en que identificar carpetas y ficheros o en la manera en que trabajáis con el correo electrónico. 5S digitales es consenso, discusión en equipo y acuerdos para encontrar vías comunes que nos hagan más eficientes como colectivo. Vale, también en lo personal, pero sobre todo como equipo.

Habiendo dicho lo anterior, sí, os voy a tentar con algunas herramientas que os pueden proporcionar una orientación respecto a qué tipo de software es útil en una implantación tipo de 5S digitales:

  • TreeSize para mapear unidades de red o carpetas y comprender la dinámica de trabajo que esconden.
  • CCleaner para distintas utilidades relacionadas con la higiene de unidades de red y carpetas.
  • Lupas Rename para renombrar ficheros de forma masiva.
  • Folder Marker para cambiar iconos en el explorador y jugar con colores.
  • Fileminimizer Pictures para compresión masiva de imágenes.
  • Double Killer para eliminar duplicados.
  • PDF Sam o Ilovepdfs para trabajar con PDFs.
  • Easy Context Menu para personalizar el menú contextual de botón derecho en Windows 10.

En fin, son solo botones de muestra. Claro, algunas de estas u otras similares pueden ayudar en las implantaciones de 5S digitales. De acuerdo. Pero, ten cuidado, no confundas las prioridades. Las herramientas te van a ayudar a hacer el trabajo, pero lo que importa es que consolides un nuevo método. Sí, hablamos de nuevas rutinas y al final, de actitudes. Esta es la pelea 😉

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Sobre el autor

Julen

De la margen izquierda de la ría, en el Gran Bilbao. Estudié psicología y siempre me he movido alrededor de las empresas y las organizaciones en general. Con una pasión confesa: la bici de montaña.

(6) comentarios

  1. Raúl Hernández González
    29/03/2019 at 09:36

    De un tiempo a esta parte vengo rumiando sobre el papel de las herramientas y otros "artefactos". Y es que yo me suelo manejar bien "en abstracto", pero cada vez soy más consciente de que otras personas tienen una preferencia más marcada por "lo concreto". Y para estas personas el tener algo "tangible", algo manejable, una secuencia de instrucciones claras... les ayuda a implementar las cosas.

    • Julen
      05/04/2019 at 08:08

      Raúl, conste que concreto y abstracto necesitan entenderse. A mí me gusta, en general, más lo abstracto (creo) pero soy consciente de que capto mucha atención cuando bajo al terreno de las herramientas. En cualquier caso, en esto de lo digital el tsunami de las herramientas a veces es más dolor que otra cosa jejeje

  2. José Miguel Bolívar
    02/04/2019 at 15:41

    El problema que comentas me parece muy serio.

    Las herramientas están muy sobrevaloradas, hasta tal punto que se olvida que son precisamente eso: herramientas.

    Una herramienta por sí sola sirve de poco o nada en ausencia del conocimiento y la experiencia sobre cómo usarla bien.

    La tecnología sin método ni conocimiento es simple cacharrería ;)

    Abrazo!

    • Andrés Atencio
      03/04/2019 at 14:25

      Saludos.

      Soy un apasionado por la tecnología, especialmente las que me ayudan en el trabajo, pero estoy de acuerdo con José Miguel. Sin metodología y buenos hábitos no sirven para aumentar la productividad que se supone es lo que todos buscamos.

      • Julen
        05/04/2019 at 08:06

        Pues ya somos tres de acuerdo :-)
        Gracias por pasarte por aquí, Andrés.

    • Julen
      05/04/2019 at 08:06

      Yo creo, JM, que como hay tanta oferta y se vende a sí misma como lo último de lo último, al final acabamos cayendo. Y ojo, porque creo que nosotros en parte contribuimos aunque no queramos (al menos me lo aplico). Siempre andamos mirando herramientas para esto y para lo otro. En fin, quiero pensar que lo que de verdad nos importa es la metodología de fondo y que las herramientas van pasando, a veces con más pena que gloria ;-)

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