Ni sé las veces que en los últimos tiempos vengo escuchando a muchas personas decir que están desbordadas por el correo electrónico. Parecería que se ha convertido en la undécima plaga tras las diez del Antiguo Testamento que se supone azotaron a Egipto. Sí, parecería que es peor que la de las ranas, las aguas convertidas en sangre o la muerte de todos los primogénitos. De verdad que a veces la gente está sumida en semejante caos que ya ha renunciado a cualquier mínimo control sobre esta undécima plaga.
Por mi parte, miro la bandeja de entrada y la encuentro vacía o con cinco o diez correos que saben que no van durar ni lo que un caramelo a la puerta de un colegio. Todo tiene que ver con filtros, etiquetas y con una decisión importante: o gestionas el correo electrónico o él te gestiona a ti. Y sí, podrías decidir no usarlo y buscar otras herramientas, pero pasa el tiempo y el estándar de comunicación sigue ahí: el correo electrónico aguanta a pesar de los augurios de muerte que le llegan día sí y día también.
Yo soy de los que piensa que, mientras siga siendo un estándar de comunicación, mejor no intentas acabar con él. Lo que tengo muy claro es que hay que tomar la iniciativa y conseguir que la herramienta que utilices (en mi caso gmail) trabaje para ti y no al revés. Hay quien dice que mejor consultar el correo solo a determinadas horas del día y un limitado número de veces. A mí me da igual. Para bien o para mal, a lo largo del día hay muchos tiempos muertos. Yo siento el correo como una especie de válvula de escape; para nada me desagrada ir allí y ver quién ha enviado correo. Lo mismo hay que considerarlo amigo y no enemigo. Actitud, actitud.
En la medida de lo posible procuro contestar a los correos rápido. No siempre, claro. Pero por regla general prefiero mantener una conversación ágil y rápida. Prácticamente ningún correo queda sin etiquetar a pesar de que gmail es un potente artefacto de búsqueda. Conviene saber buscar usando los diferentes operadores que ofrece porque puede ayudarte a encontrar lo que ni siquiera sabes que tienes guardado. En mi caso las etiquetas responden a proyectos y otros elementos de mi día a día.
Creo que más pronto que tarde, con la colaboración de Venan Llona, tendremos un curso de 5S aplicado al correo electrónico. No creo que convenga elevar mucho las expectativas porque es evidente que hay una base no tecnológica en esto de trabajar bien con el correo. Nadie va a encontrar esa solución mágica si no aplica actitud y aptitud. Y sé que más de una y de uno la está buscando. No esperes que la tecnología gestione lo que no seas capaz de gestionar en tu cabeza. Sí, confía en la inteligencia artificial, pero por si acaso pon a remojo tus neuronas y hazlas trabajar un poco, que lo agradecerás.
Es evidente que todos los gestores de correo tienen sus trucos para ganar en eficiencia y conviene conocerlos para sentirte con poder. Otro asunto es para qué usamos el correo y cómo guardamos esos correos que son relevantes. Ahí hay mucho que hablar y aclarar. Parte del problema, estoy convencido, tiene que ver con el uso inadecuado. Correo va y correo viene -para algo que debería ser una gestión directa- es algo frustrante. De nuevo no es la herramienta, somos quienes la usamos y cómo la usamos.
Ya avisaremos cuando tengamos el curso (tendrá formato de taller) de 5S aplicado al correo electrónico. Me da que nos lo van a quitar de las manos. Habrá que hilar fino para no defraudar 😉
La imagen es de John Martin – www.mfa.org — The Seventh Plague, Domínio público, Hiperligação (Wikipedia en portugués).
2 comentarios
Como suele ser habitual, el problema es el uso (y los valores que subyacen a ese uso) y no la herramienta. También es cierto que, aparte del desborde, hay mucho de Diógenes digital con los mensajes (y me incluyo entre quienes sufren ese síndrome pese a que intento superarlo, jeje)
Iñaki, hay que dosificar, que «tanto va el cántaro a la fuente que al final se rompe». Ojo con la sobredosis de correo.