La metodología de las 5S a través de su segunda S se empeña en que pensemos qué es lo que usamos más frecuentemente. No hay misterio. Este tipo de objetos deben estar a mano. La segunda S juega con dos verbos: ubicar e identificar. Y el primero de esta pareja es el que nos exige que no andemos perdiendo el tiempo con movimientos innecesarios y dispongamos adecuadamente lo que usamos todos los días. Pues bien, cuando traducimos este principio metodológico al entorno digital de trabajo, la obsesión es sencilla de entender: lo que uses con más frecuencia debería estar, hasta donde sea posible, a un solo clic.
El caso es que hoy en día nos pasamos buena parte de la jornada haciendo clics. Vale, depende del tipo de trabajo que tengas, pero, en serio, ¿cuántos clics llegas a hacer en una semana? ¿Y si consiguiéramos reducirlos en una tercera parte? ¿Y si fueran la mitad? Así de simple: menos clics, más eficiencia.
Ahora bien, ¿dónde están escondidos esos clics de más? Normalmente en ficheros y carpetas ocultos en el fondo del mar o en herramientas a las que accedes a través de un camino demasiado lioso.
No obstante, lo primero es lo primero: ¿qué ficheros usas más a menudo?, ¿qué carpetas son las que abres un día sí y otro también?, ¿qué herramientas manejas de forma recurrente? Las 5S digitales quieren «obligarte» a traer todo ese arsenal a un clic. ¿Cómo?
Si hablamos de ficheros y carpetas en Windows, la clave está en tener anclado, por ejemplo en la barra de tareas, todo este repertorio de imprescindibles. Si hablamos de herramientas o acciones habituales yo que tú echaría un vistazo al menú contextual, ese que se activa con el botón derecho cada vez que seleccionas un elemento. Si nos referimos a una herramienta ofimática, podemos generar macros para ahorrar unos cuantos clics. Siempre es lo mismo: no pierdas el tiempo con clics innecesarios.
Ya, andamos un poco obsesionados con la eficiencia. En fin, lo que queremos es tiempo disponible, ¿no?. Sea para andar en bici, llegar a casa antes o ahorrarnos la mala leche derivada de perder un tiempo que tanto valoramos. Las 5S digitales hurgan en aspectos muy básicos sobre la forma en que trabajamos. Y, creedme, no veáis la cantidad de tiempo que se escapa por el sumidero de los clics innecesarios 😉