5 herramientas básicas y gratuitas en 5S digitales

Primero es la metodología y la intención del ser humano de querer mejorar su productividad personal y/o de equipo en un entorno de trabajo como el actual claramente digitalizado. Eso que quede claro. Pero también es cierto que las dinámicas que utilizamos en los proyectos de 5S físicas no son posibles en la mayor parte de las ocasiones cuando queremos usarlas con la documentación digital. Si en la segunda S nos ponemos a identificar materiales y de ello se deriva que tenemos que renombrar cientos o miles de ficheros, ¿vamos a hacerlo uno a uno? ¿Y si se trata de saber todo lo que tienes en una determinada unidad de red o en una carpeta y el sistema operativo te dice que son 58.947 ficheros en 17.006 carpetas ocupando 15,7 Gb? ¿Te vas a poner a abrir carpeta a carpeta? Ni con siete vidas 🙂

De ahí que ciertas tareas convenga llevarlas a cabo con soporte de pequeñas (o grandes) aplicaciones. Son recursos básicos para trabajar mejor con ficheros y carpetas. Jugando con las 5S os recomiendoen este post 5 herramientas. Y, ojo, que haberlas, hay muchas más. Pero para no abrumar, aquí va una lista contenida de buenos recursos:

• LupasRename, una herramienta que te permite renombrados masivos de ficheros. Con una flexibilidad que sorprende porque puedes cambiar en bloque los nombres de todos los ficheros que quieras aplicando reglas que incluyen: reemplazar texto, añadir por delante o por detrás, eliminar texto o utilizar autonumeraciones. Vamos, lo que quieras.
• Folder-to-Text, una herramienta para poder listar todo el contenido que tienes en una carpeta o en una unidad. Aplicación minimalista que te genera un fichero que podrás tratar en una hoja de cálculo para buscar contenido o para disponer de  una rápida visión de las toneladas de ficheros y subcarpetas que tienes allí almacenados.
• Text 2 Folders, que te ayudará a ese tedioso trabajo de generar una estructura nueva de carpetas y subcarpetas. Si como consecuencia de un arduo trabajo de análisis en tu equipo habéis consensuado un nuevo árbol de contenidos que conlleva cierta complejidad, no hace falta que vayas creando carpetas y subcarpetas una a una. Simplemente creas la estructura un fichero txt et voilà! Un clic y te generará toda esa estructura.
• Fileminimizerpictures, una herramienta que te ayuda en arreglar el desaguisado de que en ocasiones utilizamos una resolución excesiva a la hora de hacer fotografías lo que implica que los ficheros ocupen mucho espacio en disco. Pues bien, con esta aplicación podrás reducir el tamaño de esos ficheros en bloque. Con la misma filosofía que Lupas Rename, pero ahora aplicado a comprimir imágenes sin necesidad de ir una por una.
• CCleaner, seguramente más conocida que las anteriores, te ayudará en unas cuantas gestiones relacionadas con la limpieza digital. Cuenta con una versión gratuita con suficiente número de utilidades como para incluirla en esta lista. Además que pueda monitorizar el estado de tu sistema, te permite localizar duplicados y eliminar un buen número de contenidos que no aportan nada y solo ocupan espacio.

Otro día podemos hablar de otra herramienta que por recomendación de algunas de las organizaciones con las que trabajamos en los proyectos de 5S digitales tenemos en estima: TreeSize. Por software de apoyo que no sea. Eso sí, volvemos al párrafo inicial: nada como un humano decidido a manejar mejor su entorno digital con herramientas de 5S. Lo primero es lo primero 🙂