Como ya comentamos en su día hemos realizado una serie de charlas divulgativas acerca de la metodología de las 5S digitales a través de los programas de Enpresa Digitala. Junto a Venan Llona hemos compartido reflexión sobre esta forma de buscar eficiencia: trabajar de forma más organizada con las herramientas y la documentación digital, en su más amplio sentido. Después de estas cuatro charlas, toca hacer balance, tanto en lo positivo como en lo que se puede mejorar.
Lo primero de todo: tremenda sorpresa por lo que tiene que ver con el número de personas inscritas. Las cifras que aporto son aproximadas, de acuerdo con lo que nos fueron comentando en cada una de las actuales sedes de Enpresa Digitala. En el Parque Tecnológico de Miñano eran unas 65, en Miramón 150, en Arrasate 75 y en Zamudio 105. En total, ¡cerca de 400 personas! Vale que las jornadas -de 3 horas- eran gratuitas y que, por tanto, la cifra real de asistencia habrá andado en torno al 75%, pero, en cualquier caso, para mí, una auténtica sorpresa el interés que han despertado. Moraleja: la gente busca eficiencia y entiende que hay mucho margen de mejora en el trabajo diario en el entorno digital.
Quizá no explicamos bien el objetivo de las charlas. Nosotros, Venan y yo (además de Iñaki, otro compañero que también es profesor en Euskalit en esta materia), implantamos 5S digitales de la mano de los programas KnowInn de Euskalit. Esto quiere decir que hay un marco de trabajo ya preestablecido a través del cual adquirimos experiencia. Aprendemos de las implantaciones. Pero de unas implantaciones que se llevan a cabo, en su gran mayoría, a través de esos programas. En la imagen adjunta tenéis el programa de trabajo.
Explico esto porque las charlas querían divulgar la metodología tal como la implantamos hoy en día. Y eso pasa por estos programas de Euskalit. Somos conscientes de que participar en un grupo ayuda a implantar. Ver cómo personas de otras organizaciones se esfuerzan por llevar a la práctica las 5S digitales contribuye a incrementar la probabilidad de éxito. Por explicar la imagen, diremos que:
- Se programan tres sesiones presenciales (los denominados «talleres» en el gráfico) y se realizan tres jornadas de seguimiento con cada organización, siendo la tercera para la «auditoría final».
- Las sesiones presenciales no son para explicar teoría sino para compartir dudas de los diferentes proyectos. Por eso aparece una «autoformación» previa. Se estudia «en casa» y a estas sesiones se viene con unos tests online realizados y aprobados.
- Existe la posibilidad de realizar una auditoría final de la mano de Euskalit para recibir un reconocimiento oficial (si procede).
- La esencia de estos programas es implantar y de ahí que necesitamos un proyecto piloto.
Quizá podríamos haber dedicado más tiempo a «interioridades» de la metodología pero el formato, con tanta gente, no da mucho de sí. El objetivo era mostrar la metodología global y algunos ejemplos para que se entendiera cómo trabajamos. Hay quien ha entendido que eran charlas de venta de los programas KnowInn, pero la verdad es que a día de hoy es lo que hay. Es cierto que una organización puede trabajar la implantación por su cuenta, con o sin apoyo de consultoría, pero la experiencia nos dice que hacerlo con compañeras y compañeros de viaje es un extra muy a tener en cuenta.
Lógicamente, repetir cuatro veces la misma charla, aunque siempre con matices, te hace darte cuenta de que habría cosas para cambiar. Mejor más ejemplos e incluso más énfasis en los beneficios que se obtienen. Tener a Venan al lado es un seguro a todo riesgo. En este sentido, creo que nos hemos complementado muy bien. Él viene de la tecnología y yo llego a ella desde la organización. Yo, a fin de cuentas, estudié psicología. No sé si lo digo en defensa propia, pero tengo claro que hablo de un medio para un fin. Y el fin me importa mucho.
Quienes han asistido han sido en general amables en sus valoraciones. Pero también es verdad que de vez en cuanto emerge un comportamiento quizá demasiado radical en favor de la tecnología… ¡frente al humano que la sufre! Me refiero al hecho de que en ocasiones parecería como que se quiere cuadricular todo y que no nos damos cuenta de que la gente siempre supera las restricciones que las organizaciones proponen con la tecnología. Los departamentos de sistemas de información y la ciudadanía de a pie tienen que llegar a acuerdos básicos. Y no siempre sucede, según parece.
Se ha valorado muy bien la wiki en la que tenemos descrita la metodología de las 5S digitales. Como estamos acostumbrados a cacharrear con ella, nos resulta cómoda para ir actualizando lo que vamos aprendiendo. Es un sitio web vivo que se mueve al ritmo de las implantaciones y en el que la colaboración ciudadana -valga la expresión, jeje- es fundamental. Nosotros ofrecemos lo que sabemos ahí, pero solo sabemos una pequeña parte de lo que podría ser útil. De ahí que lo pidamos encarecidamente: ayudadnos a añadir, quitar o modificar recursos.
Bueno, era de recibo escribir algo a partir de estas cuatro charlas. Por cierto, la última de ellas con incidente incluido porque mi portátil dejó de funcionar allí en vivo y en directo por un problema con la fuente de alimentación. Y aún no está reparado del todo, dicho sea de paso. Este año 2017 se van a programar tres convocatorias de 5S digitales a través de los KnowInn de Euskalit (en el momento de escribir este artículo aún no están publicitadas, pero ya os anuncio que la primera comenzará aquí en Zamudio el 21 de febrero). Seguiremos aprendiendo. Y compartiendo, que para eso estamos 🙂