Wednesday, Nov. 22, 2017

¿Y si el e-mail en una empresa no fuera asunto privado?

Escrito por:

|

12/10/2016


Categorías:

Etiquetas: , ,

¿Y si el e-mail en una empresa no fuera asunto privado?

correo-electronico

Siguiendo con el caso de Buffer y su radical transparencia, me ha sorprendido sobremanera la forma en que gestionan el correo electrónico. Frente al habitual enfoque de “privado” y “personal” lo abren con una dimensión colectiva que prima la calidad de gestión frente al uso individual como herramienta de comunicación.

At Buffer, we love it! Our value of transparency extends all the way to the inbox. Every email is public within the team. Every bit of communication gets shared. Everyone knows everything. There are no secrets.
If this seems like a radical idea, well, it kind of is. I came from a traditional office environment where email was as standard as it comes: You emailed only those people who needed to know. You cc’ed folks sometimes, when you remembered. You hit reply-all, about 20 percent of the time.

Uno de los principales argumentos para abrir el correo electrónico es proporcionar una visión mucho más amplia y global de lo que está pasando. De ahí deben deducirse mejores decisiones porque se dispone de mejor contexto para tomarlas.

Por supuesto que un enfoque tan radical puede provocar infoxicación, algo que mucha gente teme. Y, sobre todo, cuando hablamos del correo electrónico. Por eso hace falta gestión y formación. Si este elevado volumen de bytes no se canaliza mediante un uso diestro de las herramientas adecuadas, podemos estar gestando un caos descomunal. Así que en Buffer nos muestran cómo trabajan con el correo: usan listas de correo internas y existen orientaciones sobre qué tipo de correos enviar y con copia a quién deben estar redirigidos.

We’re a team of 24, so you can imagine that the volume of email gets pretty big pretty fast. We’ve come up with a few other practices for reading and responding to the many emails that come through the inbox. (1) if it’s “to” you, you’re expected to reply (2) if you’re specifically cc’d, you’re expected to read it (3) if it’s your own team that’s cc’d, you should read that (4) you should strive to always cc or bcc a list.

Si entráis a leer el contenido completo del artículo en el que explican cómo trabajan con el correo electrónico entenderéis que hay un importante esfuerzo por gestionar la información. Además de las listas de correo y de orientaciones sobre cómo y a quién enviar correos, se apuntan otras muchas orientaciones de gestión activa del correo, incluyendo hasta recomendaciones de GTD al respecto. Bueno, o como ellos lo llaman: “A few fun methods for email management” 😉

El artículo está escrito hace ya un tiempo y de hecho hay también herramientas citadas que fenecieron. Si bien se sugiere cómo usar gmail (le suponemos larga vida) también es cierto que se hacen loas a Mailbox, pero resulta que ya no es un servicio operativo. Esto me pone alerta sobre si lo que es explica es realidad o si no habrá caído en saco roto. Una exposición a más y más correo requiere mucha disciplina e introduce una tensión que puede resultar contraproducente. De hecho, la reflexión aparece al final del artículo cuando dicen: “Transparency often simply means that you can access that information when you want to, not that it’s pushed in front of your face“.

En fin, un caso muy muy interesante este de Buffer. Sabía de su existencia pero no había profundizado en él. Seguiremos informando porque es lo bueno que tiene esta gente que hace de la transparencia su seña de identidad: tienes toneladas de información a tu disposición para indagar en el asunto.

Share This Article

Related News

Nos vemos en una edición muy especial de #GetxoBlog
La lógica de las 5S: menos es más
II Congreso Experiencia del Paciente

Sobre el autor

Julen

De la margen izquierda de la ría, en el Gran Bilbao. Estudié psicología y siempre me he movido alrededor de las empresas y las organizaciones en general. Con una pasión confesa: la bici de montaña.

(4) comentarios

  1. Amalio Rey
    12/10/2016 at 15:17

    Julen, ahi me bajo del autobus. Igual no he entendido bien el mecanismo pero mo creo en la transparencia absoluta. Si no hay correo "personal" o "privado", entonces habra un canal alternativo, mas opaco todavia (por ser el alternativo), para contarse las cosas que tienen que ser necesariamente privadas incluso dentro de un dispositivo social como es la empresa. Me parece ademas muy desgastante tener que escribir los correos "para que los pueda leer todo el mundo". Habria mucho relato impostado e insipido. Por otra parte, colectivizar toda la comunicacion interna produce como bien intuyes una sobrecarga informativa de la ostia. Insisto en mi tesis: si abres algo que va en contra del espiritu humano (y su pleno derecho a la intimidad), ya el "espiritu humano" se encargara de buscarse la vida para crearse sus alternativas cerradas.

    • Julen
      12/10/2016 at 19:36

      Conste, Amalio, que la gran pregunta es ¿hemos endiosado la parte "personal" del correo? Porque en definitiva, tienes una cuenta que es propiedad de la empresa, no puedes considerarla tuya "personal". En nuestros proyectos de 5S digital cada vez escuchamos más la idea de generar buzones "colectivos", de proceso, área o departamento para evitar precisamente el tratamiento "personal" de algo que es en sí mismo casi siempre de equipo. Pasa lo mismo con los ficheros. Cada vez creo que tiene más sentido eliminar las carpetas personales.
      Otro asunto es lo personal-personal no relacionado con el trabajo o muy tangencialmente con él. Ahí sí tiene sentido una cuenta... que no sea de la empresa.
      El problema es que lo personal y lo profesional se acaban fundiendo vía correo electrónico...

      • Amalio Rey
        12/10/2016 at 20:38

        Julen, entiendo lo que dices pero suponer que en la empresa toda la comunicacion (incluso solo sobre la empresa) tiene que ser con altavoz me parece negar la complejidad de la realidad. Fijate que no digo que se use para rajar o chismear, sino porque incluso en los entornos mas sanos y abiertos pueden haber (me consta que las hay) reflexiones que solo caben en un contexto mas cercano e intimo, solo con unas personas y no con otras. Eso es asi hoy y lo sera siempre. Si "obligas" a socializar todo, me apuesto un brazo que la gente abrira un canal alternativo para contarse cosas (sobre la empresa) al margen del altavoz oficial. En lo que si estoy de acuerdo es en que hayan espacios compartidos y abiertos para contar cualquier cosa que sirva o interese a los demas, todo lo que sea"socializable", que por no haber esos canales, terminan siempre en los mails

        • Julen
          13/10/2016 at 21:12

          En cualquier caso, Amalio, quizá el asunto sea que, por defecto, el correo fuera público y después, por supuesto, existirían los necesarios espacios de privacidad. Ahora bien, las fronteras que separan los territorios personal/profesional y privado/público son cada vez más difíciles de mantener fijas, ¿no?

¿Quieres comentar?

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Uso de cookies

Este sitio web utiliza cookies para que usted tenga la mejor experiencia de usuario. Si continúa navegando está dando su consentimiento para la aceptación de las mencionadas cookies y la aceptación de nuestra política de cookies, pinche el enlace para mayor información.plugin cookies

ACEPTAR
Aviso de cookies