De cómo la información digital tiende al caos

Son ya un buen número de organizaciones las que vamos viendo pasar por los programas KnowInn de 5S digital en Euskalit. Andamos ya por las cincuenta en estos tres últimos años y eso nos sirve para extraer ciertos patrones comunes respecto a la forma en que la información digital se convierte en un ente con vida propia y fuera de control. Bueno, quizá exagero, pero viendo esas carpetas y ficheros que se convierten en sus propios amos y que se reproducen de una manera totalmente caótica, no creáis que falto mucho a la verdad.

Contamos, claro, con que las organizaciones que se acercan a estos programas de 5S digital, por el simple hecho de inscribirse, están mostrando sensibilidad por cambiar su situación. Reconocen el problema. Lo que nos estamos jugando es simplemente eficiencia. El tránsito desde algo que ayuda y potencia nuestras capacidades a algo que genera ansiedad y descontrol es más común de lo que parece. Pensad por ejemplo en el correo electrónico. ¿Cuántas personas podrían decir que lo gestionan de forma eficaz y que mantienen sus bandejas de entrada y la clasificación de mensajes de manera proactiva? Ya, son las menos, ¿verdad?

La información digital, como tantas otras realidades, vive sujeta a esa inexorable ley que lo amenaza todo: tiende a la entropía. Si no haces nada, la maleza irá creciendo, arbustos y jaros te cerrarán el paso y para cuando quieras darte cuenta, el camino ha desparecido: es imposible transitar por allí. ¿Por qué sucede? De alguna forma se ha producido una tormenta perfecta:

• el volumen de información digital crece en forma exponencial
• alguien te dice que no borres nada porque no hace falta (en la medida en que lo digital deja huella es la moneda con que pagamos ciertos servicios «gratuitos»)
• los buscadores lo arreglan todo porque indexan hasta última esquina de la información digital que manejas
• no tienes tiempo para estas tonterías porque hay que seguir cortando árboles aunque el hacha se quede sin filo

Pasa el tiempo y el caos no cede. Es tu hábitat. Ahí tienes que manejarte día sí y día también. Con el lastre de esas ineficiencias que ya conoces de sobra, con el cabreo de que de vez en cuando no encuentras lo que sabes que tienes en algún lado. Esos asuntos cotidianos que de alguna manera reconoces como las pequeñas esclavitudes de esta moderna vida digital que nos han proporcionado.

Claro que por detrás hay cuestiones de seguridad y de privacidad que tampoco conviene olvidar. Hay vulnerabilidades que alimentamos por desconocimiento o desgana. Y esto también suma para que no dejes pasar mucho más tiempo. 5S digital es una metodología que sonroja un poco porque te devuelve al principio, a pensar que un poco de orden y de criterio consensuado no están de más. Ya sabemos que no tienes tiempo pero no esperes milagros si no te pones manos a la obra.

Sí, esto es apología de 5S digital, pero es que pasan los días y el caos no va a menos. Es el estándar. Y cada cual decide hasta dónde cede y hasta dónde introduce criterios para manejarse mejor con él. No digo que lo vayamos a eliminar porque las fuerzas de la marabunta digital siguen siendo poderosas y esto no parece que vaya a cambiar, pero date una oportunidad para recuperar el control de la nave. Las sensaciones suelen ser agradables 🙂