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Monday, Sep. 26, 2016

Nueva edición del programa KnowInn de 5S digitales

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07/01/2016


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Nueva edición del programa KnowInn de 5S digitales

5S digitalActualización de fechas del programa.- Comenzará el 24 de febrero y no el 27 de enero.

El 27 de enero comienza una nueva edición del programa KnowInn de 5S digitales (inscripción aquí). Ya sabéis que, como en el resto de programas KnowInn de Euskalit, el objetivo es aprender haciendo. Se propone implantar la metodología de 5S digital en un área piloto a lo largo de los 3 meses que dura el programa. Poco a poco vamos aprendiendo de los programas que ya hemos desarrollado y ahora, además, contamos con otros dos profesores que se incorporan para próximas ediciones: Venan Llona e Iñaki Buitrón.

Los objetivos que perseguimos con este programa:

  • Aumentar la productividad y mejorar de manera continuada las condiciones de organización, orden y limpieza mediante la metodología de las 5S digitales implantándola en un entorno digital de trabajo.
  • Aumentar la eficacia y eficiencia de la organización eliminando despilfarros en el manejo de documentación digital.
  • Mejorar las condiciones de fiabilidad, seguridad y usabilidad de la documentación digital.
  • Potenciar el trabajo en equipo y la motivación, aumentando los niveles de participación de las personas en la gestión de su documentación digital.

Junto con Jon Campos, coordinador de estos programas en Euskalit, hemos estado revisando la metodología para introducir algunas mejoras. Nos queda claro, no obstante, que será un trabajo de permanente revisión porque lo digital se mueve día sí y día también. Así que la metodología de 5S para trabajar en estos entornos también debe hacerlo. En esta edición de KnowInn habrá dos visitas de seguimiento, una tras la primera sesión presencial y otra al finalizar el proyecto para auditar los logros conseguidos y repasar la guía de implantación de 5S digital que cada organización nos haya propuesto.

Planificacion 5S digital

Así, el programa se estructura en estos nueve pasos:

  1. Autoformación previa a la primera sesión presencial a partir de una serie de materiales de consulta.
  2. Test online, a fin de asegurarnos de que se comprende “la teoría”, ya que las sesiones presenciales en aula se dedican sobre todo al repaso “práctico” de cada uno de los proyectos.
  3. Primera sesión presencial, para presentarnos y comenzar a hurgar en la forma en que se va a implantar la metodología. Cruzamos las experiencias piloto para aprender un=s de otr=s y repasamos lo que implican las dos primeras S.
  4. Primer apoyo in situ, donde en las instalaciones de cada organización se repasan dudas sobre el proyecto piloto y se dan sugerencias para incrementar la probabilidad de éxito.
  5. Autoformación, repasando materiales de consulta sobre todo enfocados hacia la tercera, cuarta y quinta S.
  6. Segunda sesión presencial, donde cada organización expone sus avances y plantea sus dudas para conseguri feedback tanto del grupo como del profesor. Con las indicaciones que se le dan continúan con la implantación hasta la siguiente sesión.
  7. Tercera sesión presencial, donde se expone el trabajo realizado en el equipo de proyecto y se expone (hasta donde se haya desarrollado) la guía de implantación de 5S digital. Además, nos preparamos para la auditoría final y cerramos la fecha en que se realizará.
  8. Autoformación y desarrollo de la guía de implantación de 5S digital inclu
    yendo la elaboración del documento de auditoría.
  9. Segundo y último apoyo in situ donde realizamos la auditoría final y aportamos feedback de cara a afianzar la implantación.

Como veis, los pasos están muy estructurados. La experiencia nos dice que hay que asegurar la dedicación al proyecto y favorecer una secuencia de actividades lógica y constante a lo largo de los tres meses. Lo habitual es contar con un grupo de entre 7 y 10 organizaciones. Hasta la fecha, por cierto, de muy diversa procedencia: industria, educación, servicios, salud o administración pública por ejemplo. Esto enriquece la experiencia.

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Sobre el autor

Julen

De la margen izquierda de la ría, en el Gran Bilbao. Estudié psicología y siempre me he movido alrededor de las empresas y las organizaciones en general. Con una pasión confesa: la bici de montaña.

(14) comentarios

  1. vllona
    07/01/2016 at 11:55

    ¿Sientes a veces sufrir de ese "síndróme de Diógenes Digital"? En casa, probablemente te ocurre con esas fotos y esos vídeos, pero, imagina eso en tu propia empresa, y multiplícalo por el número de personas de tu organización y evalúa la dimensión del problema y su afectación a la seguridad y la productividad de todas y cada una de ellas y por tanto de todo el sistema.
    Hasta ahora nos hemos preocupado de aplicar la metodología 5S en nuestros almacenes físicos, en nuestros archivos de papeles en nuestras oficinas, pero tal vez sea el momento de meterle el diente a la información digital que manejamos. Anímate, tarde o temprano tendrás que meterte con ello, es común a todas las organizaciones, nadie se salva de ello.

    • Julen
      21/01/2016 at 08:15

      Venan, algún día a lo mejor nos animamos a difundir la wiki, ¿no? Lo hablamos con Euskalit a ver qué les parece...

  2. Pingback: Implantación de la metodología de las “5S” en un entorno digital de trabajo #5SDigital – Organización de mi información | Aprendiz de todo, maestro de nada

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