Thursday, Sep. 20, 2018

Trazabilidad en un proyecto de consultoría

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08/11/2014


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Trazabilidad en un proyecto de consultoría

FormicidaeMás de una y de uno sabe de la afición que cierta parte de la cuadrilla artesana tenemos por gestionar los proyectos sobre wikis. Manel, por ejemplo, lo dice hasta en su presentación. Pues bien, ayer me proporcionaron un buen azucarillo de autoestima a través de un simple comentario en el que me venían a decir que “estaba genial”. De vuelta a la caverna estuve pensando que, en realidad, es un ejercicio de transparencia que sería “obligado” ante el cliente en todos los casos. Al menos para que se vea lo que hemos hecho y lo que no, la diferencia entre lo planeado y lo ejecutado.

Cierto que llevar un proyecto a través de una wiki es un reto de disciplina. Hay que documentar y obligarse a que forme parte de las rutinas de trabajo. Además, ya sabemos de la natural tendencia al caos. Manejar información “estructurada” es un deseo que siempre tendrá la compañía de la marabunta desorganizadora de la realidad. Pero un mínimo hilo conductor siempre es conveniente.

En los proyectos últimamente me gusta abrir un espacio al que denomino “cronología“. En él reflejo algo muy simple. Son dos columnas: la primera indica una fecha y la segunda una actividad. Ahí voy relacionando aquello que considero más destacable a medida que el proyecto avanza. Sirve para mirar atrás y tener perspectiva. ¿Simple? Ya, pero permite trazar el avance -y los atascos- del proyecto y suele aportar una visión natural de cómo han acontecido las cosas.

La cronología es otra manera de comprender las fases de un proyecto. Vale, siempre hay un esquema con fases en un proyecto. Pero luego esas fases de aterrizan mediante hechos concretos. Esos son los que van a la cronología. Junto a ella me gusta que exista un apartado de reuniones, con una tabla sencilla en la que se ven quiénes asistieron, los compromisos y con enlaces a las actas correspondientes.

Este tipo de históricos sirven para disponer de la visión global del proyecto. Permiten navegar entre el magma de avances y retrocesos que todo proyecto implica. A veces son wikis que solo manejo yo. Otras, cuando el cliente se siente cómodo, pueden ser lugares donde la información se actualiza desde las dos partes. Es fácil bloquear páginas y mantener otras abiertas a la edición.

En fin, ya sé lo que pensáis, que soy viejuno tirando de wikis (ahora las llamo normalmente “webs” para que el cliente no se fije tanto en la herramienta). Qué le vamos a hacer. Cada cual aterrizamos en este escenario en momentos diferentes. Pero lo dicho, es que ayer me lanzaron un piropo y no me lo podía callar, jeje.

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Sobre el autor

Julen

De la margen izquierda de la ría, en el Gran Bilbao. Estudié psicología y siempre me he movido alrededor de las empresas y las organizaciones en general. Con una pasión confesa: la bici de montaña.

(4) comentarios

  1. Juanjo Brizuela
    08/11/2014 at 10:19

    Para mí, siendo un descubrimiento me parece una maravilla para trabajar en el proyecto, saber los pasos que das y sobre todo tratar y tratar de convencer al cleinte de que ahí tiene "todo" lo que necesita para comprender y "vivir" el proyecto.
    Lleva mucho trabajo, sí… pero además personalmente tengo la sensación de que es un trabajo que cuando lo haces, comprendes mejor el proyecto.

    • Julen
      09/11/2014 at 08:09

      Nos sirve, como dice Manel, para añadir profundidad. Así que seguro que ayuda a comprender mejor el proyecto.

  2. Manel [cumClavis]
    08/11/2014 at 10:50

    Coincido absolutamente Julen [en lo de viejuno también...;-)]. Como sabes, llevo una wiki de la mayoría de proyectos sean estos de consultoría o de formación. Permiten, como tú dices, reflejar todo lo que se está trabajando, seguir haciéndolo en cualquier momento y además, mantener la presencia del proyecto más allá de la presencialidad intermitente a la que suele estar confinado. En estas wikis abro una página con un propósito parecido a tu “cronología” pero con un objetivo ligeramente distinto. Yo le llamo “calendario” y en ella voy anotando todos los hitos del proyecto incluidas aquellas cosas [tareas, compromisos] pendientes de hacer con sus plazos y responsables. Hasta aquí, sólo funciona como “calendario” pero digo que me recuerda a lo tuyo porque no elimino ninguna de estas anotaciones sino que las voy “tachando” a medida que van sucediendo. De esta forma mantengo una narrativa visual de lo realizado y se le añade la profundidad del trabajo hecho al proyecto.

    Un abrazo!

    • Julen
      09/11/2014 at 08:08

      Tenemos que hacer una asociación en defensa del wiki en los proyectos de consultoría :-)
      Sea como propones o en la forma en que yo lo suelo hacer, la idea es la misma: generar sensación de "pilotaje" del proyecto... hasta donde podemos

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