Nuevo taller de 5S digitales

Mañana comenzamos un nuevo taller de 5S digitales. Sí, eso de aplicar una sistemática «estilo 5S» a la forma en que trabajamos con la información digital. ¿Amplio el panorama? Precisamente esta es una de las claves cuando queremos ser más eficientes en este campo: acotar el alcance de lo que nos proponemos mejorar y parcelarlo hasta donde sea posible. Aquí rige eso de «el que mucho abarca poco aprieta». Conviene experimentar con la metodología en pequeñas dosis y luego aprender de la experiencia para abordar retos más ambiciosos.

El programa que empezamos mañana lo enmarcamos dentro de KnowInn, vía Euskalit. Eso quiere decir que las organizaciones que acuden deben realizar un pequeño test online previo a la primera sesión presencial. ¿Por qué? Las tres sesiones presenciales programadas se dedican, sobre todo, a aclarar dudas, compartir dificultades en la implantación o buscar los elementos fundamentales en que basar el proyecto. No se trata de un programa de «formación» (es solo el medio) sino de implantación (el fin último del programa). Y las sesiones presenciales son un apoyo para el trabajo en curso.

En este taller cuento con una gran ventaja. Venan Llona, aprendiz donde los haya, me acompaña en el programa. Al final siempre acabamos entrando en cuestiones técnicas, más allá de lo estrictamente organizativo, por lo que en esta ocasión tener a alguien como él en clase es todo un lujo. Lo «técnico» nos puede llegar a enredar porque seguro que tendremos que hablar de diferentes tipos de soportes, de volcados de seguridad, de almacenamiento en la nube  y de algunas aplicaciones útiles para hacer mantenimiento tanto de software como de carpetas y ficheros. Ahí sí que sí: Venan es un valor seguro.

En la comunicación que Euskalit ha realizado para convocar el programa se dice lo que esperamos conseguir:

• Reducción del espacio ocupado en discos, unidades de red o correo electrónico.
• Ahorro de tiempos de búsqueda y correcta identificación y ubicación de ficheros y carpetas.
• Mejora de la integridad de las copias de seguridad.
• Reducción de las incidencias informáticas.
• Mejora de la navegabilidad por la red interna.
• Cambio cultural, entorno más participativo y abierto a afrontar futuros proyectos.

Como digo, es un terreno complicado donde los usuarios y el área de Sistemas de Información (si la hay, depende del tamaño de la organización) tienen que compartir responsabilidad. Las 5S nos dicen que es mejor trabajar solo con aquellos elementos que realmente nos hacen falta y eliminar todo lo innecesario. Estamos ante un criterio que solo lo pueden establecer quienes conocen bien el trabajo. Pero cuando hablamos de soportes digitales, la tecnología entra a escena. Y ahí hace falta conocimiento técnico.

Tenemos inscritas a 16 organizaciones diferentes en el programa y según parece hay lista de espera. O sea, que expectativa la hay. Vamos a ver cómo trabajamos con este grupo. Lo primero será ver qué experiencia previa tienen respecto a 5S y cómo han pensado enfocar sus proyectos piloto. Lo pasaremos bien. Mañana empezamos. Ya comentaré cómo va todo.