Guía de implantación de 5S digital

Ayer tuve una reunión con Jon Campos y Terese García en Euskalit. El motivo era hacer balance del último programa KnowInn de 5S digital que hicimos el último trimestre del año pasado. Frente a los KnowInn de 5S en los que abordamos entorno físico, sea en taller o en oficinas, la metodología de 5S digital supone una serie de cambios que son complejos de gestionar. Unir ideas de 5S con la forma en que trabajar en entornos digitales tiene su miga. El objetivo es, por supuesto, eficacia y eficiencia. En este sentido, Jon Campos ya ha escrito varios artículos en el blog de Euskalit en torno a este asunto de las 5S digitales:

• 5S Digitales: Implantación autónoma de las 5S en sistemas informáticos (parte I)
• 5S Digitales (Parte II)
• 5S digitales (Parte III)

Entre otros asuntos es muy importante acotar el ámbito de implantación de 5S digitales. Derivado de nuestra experiencia, distinguimos cinco posibilidades, que no son excluyentes entre sí, pero que plantean dinámicas de trabajo diferentes:

• Estructura de documentos y carpetas. Flujos, responsabilidades, gestión de obsoletos. Tiene que ver, sobre todo, con criterios de gestión documental. Un aspecto a considerar es el acceso en movilidad, ya que este factor es cada vez más relevante a la hora de pensar en eficiencia.
• Correo electrónico, un ámbito específico pero con cierto grado de demanda ante el volumen de trabajo que genera.
• Software, control de aplicaciones, a fin de estandarizar la forma en que gestionar la instalación de nuevos recursos en los diferentes dispositivos que se utilicen en la empresa.
• Hardware, incluyendo todos los materiales de oficina asociados (sería una aplicación idéntica a la de 5S física).
• Escritorio digital (símil con la mesa de trabajo), que tiene que ver con la organización eficiente del trabajo personal a partir del escritorio (pantalla de inicio) de los dispositivos que se utilicen.

Por otra parte, en los programas de 5S digital que ya hemos impartido hemos observado que existen otras variables que nos condicionan:

• El nivel de competencias digitales de las personas que acuden. Si se nos da el caso de que sean muy diferentes entre sí, se hace difícil acertar con las explicaciones “técnicas” ante dudas.
• Del mismo modo, si acuden personas con muy diferente grado de conocimiento y experiencia en 5S, la dinámica se resiente.
• La dimensión de la empresa condiciona lo que, en general, las personas pueden hacer en el plano técnico. En organizaciones de cierta dimensión el papel de quienes gestionen Sistemas de Información es fundamental porque será a través de esta área como se implantarán los procedimientos adecuados.
• El sistema operativo con que la organización trabaja es otro aspecto que condiciona la implantación. Aunque en general con todos se puede trabajar de forma similar con ficheros y carpetas, siempre hay matices que conviene considerar.

Todo lo anterior nos ha llevado a decidir:

• Elaborar un cuestionario previo para que las personas que acudan a futuros programas KnowInn de 5S digitales nos proporcionen información anticipada de determinados elementos que condicionan la dinámica.
• Elaborar una guía de implantación de 5S digitales similar a la que ya disponemos para las 5S físicas. En ella incluiremos ejemplos de algunas de las organizaciones que cuentan ya con experiencia específica de aplicación de este tipo de metodologías.

Comento todo lo anterior porque si alguien tiene ideas o quiere participar de alguna forma en la elaboración de esta guía de implantación, por mi parte encantado en aceptar ayuda 😉

Si te interesa más información sobre 5S, entra en la página del Club 5S de Euskalit. Allí encontrarás mucho material de soporte con una buena colección de ejemplos en diferentes ámbitos.