Monday, Jul. 16, 2018

Expectativas y gestión de riesgos en un proyecto de consultoría

Expectativas y gestión de riesgos en un proyecto de consultoría

Puedes agarrar mis M&M's bajo tu propio riesgoEste pasado viernes y sábado hemos estado discutiendo sobre proyectos de consultoría. Un lujo poder debatir con compañeras y compañeros de profesión. Bueno, en realidad, pasado el tiempo, son amigas y amigos. Porque la sensación va siendo cada vez más esa: #redca, ese colectivo de gente que se identifica con un determinado estilo de consultoría artesana, ha pasado a concretarse en una cuadrilla de amigos. Te das cuenta cuando la confianza que se genera sirve para entrar muy al fondo de la experiencia que cada cual compartimos.

Dicho lo anterior, me voy al grano, o sea, a lo que dice el título de este post: cómo trabajar con la expectativas del cliente y cómo gestionar los riesgos que ciertos proyectos implican. Por supuesto que mucho pasa por nuestra capacidad de observación. Hay proyectos más complicados que otros. ¿Cómo darse cuenta? Algunas variables a considerar:

  • ¿Nos lo solicita solo una persona o son varias las implicadas? Si es así, ¿observamos acuerdo en lo que solicitan o hay muchos matices en los que parece haber discrepancia?
  • ¿Existen entregables “evidentes” en los que todos, proveedor y cliente, estamos de acuerdo?
  • A lo largo del proyecto, ¿es fácil establecer hitos de control para ver si efectivamente vamos en la dirección correcta o hay que virar el timón?
  • ¿Los respectivos roles de proveedor y cliente quedan claros?, ¿el cliente sabe cuáles son sus responsabilidades y a qué actividades se compromete para que todo avance como debe?
  • ¿Hemos planificado una “fase cero” en la que invertimos tiempo al principio del proyecto para identificar los factores críticos de éxito del proyecto y para recoger información que nos sitúe en el contexto adecuado?

Estas cuestiones son importantes en algunos proyectos. Hay clientes con inseguridades -como en todas partes- que pueden variar sus requerimientos de partida. Y lo peor que podemos hacer es no gestionar estos cambios de rumbo. Puede ser muy importante que especifiquemos cuáles son nuestras responsabilidades y cuáles las suyas. Y que no quede esto en una mera declaración de intenciones sino que lo incluyamos en la oferta. No obstante, hay que decir bien claro que cada proyecto se convierte una experiencia única, pero eso no quiere decir que no podamos prever ciertos riesgos comunes a situaciones ya experimentadas.

En el que fue el séptimo taller #redca hablamos en varias ocasiones de la fase cero de los proyectos. A mí particularmente mí me parece algo fundamental y la suelo incluir como una fase más al principio. Porque aunque creamos que vamos a ser capaces de manejar la complejidad del proyecto, cada organización, cada cliente, es diferente. Y es nuestra obligación captar qué variables concurren allí dentro que condicionan nuestra labor. Forma parte del ABC: la gestión de los riesgos. Decirlo es una cosa, llevarlo a la práctica es otra.

Algunos de los riesgos más habituales van a ser:

  • Mayor dedicación de la prevista por nuestra parte.
  • Alargamiento de los plazos.
  • Actividades que no se llevan a cabo y que estaban previstas y, al revés, actividades que se llevan a cabo y que no estaban previstas.
  • Insatisfacción del cliente con los entregables finales.
  • Falta de la información adecuada para desarrollar el proyecto.

En fin, no es fácil escribir sobre el asunto porque es con ejemplos concretos como mejor se entiende. Pero esto lo vamos a dejar para otro día. Sí, a ver si voy escribiendo algunos ejemplos. Ya tengo trabajo para siguientes artículos 🙂

La imagen es de Alfonsina Blyde en Flickr.

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Sobre el autor

Julen

De la margen izquierda de la ría, en el Gran Bilbao. Estudié psicología y siempre me he movido alrededor de las empresas y las organizaciones en general. Con una pasión confesa: la bici de montaña.

(8) comentarios

  1. Isabel
    24/02/2014 at 07:45

    La definición de roles y la fase cero son fundamentales, incluso cuando es un cliente con el que ya has trabajado en otras ocasiones, pero lo que no debe faltar es la identificación clara del problema de fondo, que no siempre está definido en lo que se plantea. Y no porque no se desconozca o se oculte sino que, por definición, consultoría externa implica ser parte de las teorías/luz. Es importante tener prevista la necesidad de puesta en común para cuando se identifican algunos difíciles de preveer de antemano.

    Las cuestiones que enumeras entre los riesgos son una interesante guía para la reflexión con el cliente.

    • Julen
      27/02/2014 at 06:45

      Siempre suelo decir que los primeros quince días de proyecto son los más importantes ;-)

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  6. Luis - tic616
    25/02/2014 at 18:33

    Gran tema. En entornos de desarrollo de software ágil (me gusta el paralelismo ágil vs artesano) se está utilizando una aproximación al problema al que llaman "inception" y creo que muchas de las técnicas y metodologías son transportables al entorno de consultoría.

    Os dejo un enlace [EN] por si os interesa el tema o a Julen por si puede aprovechar algo en la continuación: http://agilewarrior.wordpress.com/2010/11/06/the-agile-inception-deck/

    Saludos

    • Julen
      27/02/2014 at 06:42

      Gracias por el enlace, Luis. Desde luego que en el desarrollo de software hay mucho trabajo de "gestión de proyecto" que debe ser reutilizable por la cuadrilla artesana o por cualquiera que tenga sensibilidad por hacer fluir bien un proyecto. He estado mirando el ppt que se enlaza en la url que aportabas. Conceptos básicos que sirvan para aclarar. Me parece que también vienen cargados de filosofía "lean". Un mix interesante, desde luego.

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