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Thursday, Sep. 29, 2016

La lógica de las 5S en lo digital

La lógica de las 5S en lo digital

Quienes seguís este blog ya sabéis que una de mis actividades profesionales tiene que ver con las 5S ya que soy profesor colaborador de Euskalit. Esto viene de mi etapa en Maier cuando llevaba temas de mejora continua (hobekuntza). Pues bien, a finales de los 90 Maier fue una de las cinco empresas pioneras en trabajar con la metodología de 5S en esta parte del sur de Islandia. Hicimos una primera experiencia y yo, lo reconozco, quedé prendado de esta manera de pensar y actuar. No tanto por lo que respecta a su metodología en sentido estricto sino por los supuestos de los que partía.

Si tuviera que explicar de forma sencilla en qué consiste diría que es una forma de trabajar solo con lo que te hace falta y con una búsqueda permanente de hacer fáciles las cosas. En un entorno industrial esto tiene una importancia radical. Contribuye a tensionar los flujos, eliminar stocks intermedios y a disponer útiles y materiales de manera más eficiente y ergonómica. Vamos, que contribuye a trabajar más fácil.

Cuando trasladamos esa forma de pensar y actuar a nuestros entornos digitales enseguida caemos en la cuenta de que hay que “adaptar” esa manera de funcionar a un mundo que no se rige por la escasez sino por la abundancia. Frente a la necesidad de optimizar el espacio físico sucede que lo digital crece y crece sin parar, exponencialmente. La parte pública de información digital padece una enfermedad evidente: obesidad mórbida. Más y más; y no parece que haya quien lo pare. Entonces, ¿podemos utilizar algunos principios de las 5S en la forma en que trabajamos con lo digital? Sí, claro que sí.

No quiero apartar otra reflexión de más hondo calado: también podemos entender lo digital como una revolución. Esto supone que, hasta cierto punto, no nos van a servir nuestros modelos mentales. Lo digital no va a ser solo añadir el adjetivo “digital” al producto/servicio de que se trate en cada caso. Ese “digital” puede transformar la forma en que gestionarlo. No conviene olvidarlo.

Pero vayamos a asuntos más concretos. Por ejemplo, disponer el entorno digital para que lo usamos más frecuentemente esté a mano, a un click de distancia, por ejemplo. Esto es filosofía 5S. Debemos emplear el mínimo tiempo necesario en buscar aquella información que necesitamos. Porque la reinterpretación de las 5S en lo digital pasa por comprender que el material con que trabamos es… ¡información! Un material escurridizo, que se mueve, que se escapa, que no queda fijado bajo la regla: “un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio”. Frente a la taxonomía que “encaja” cada contenido en un único lugar, las folksonomías nos permiten etiquetar cada contenido de muy diferentes maneras. Esto es lo que cambia las reglas.

Desde luego que trabajar con las 5S te conduce a territorios cercanos a la metodología GTD, donde curiosamente José Miguel Bolívar -quien más creo que sabe de esto en muchas millas a la redonda- lo termina por presentar a la vez como un método pero también como una “filosofía”. Estamos de acuerdo. Perseguimos eficiencia y trabajar a gusto, controlar aquello que puede ser controlable, eliminar tensión en la forma en que desarrollamos nuestra actividad profesional.

Cuento lo anterior porque tengo que llevar a cabo una sesión de trabajo sobre 5S digital este próximo 11 de diciembre en el marco de 21sarea, donde se trabajan competencias directivas para la innovación. Tengo materiales que voy a refrescar para tratar de ofrecer una perspectiva amplia sobre este asunto de las 5S aplicadas a los entornos digitales. En cuanto la tenga preparada la compartiremos por aquí, como ya es costumbre. En breve más detalles 😉

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Sobre el autor

Julen

De la margen izquierda de la ría, en el Gran Bilbao. Estudié psicología y siempre me he movido alrededor de las empresas y las organizaciones en general. Con una pasión confesa: la bici de montaña.

(7) comentarios

  1. Juan Luis
    27/11/2012 at 10:02

    Buena reflexión Julen, como siempre. Gracias.

    Cambian las herramientas pero hay principios, ideas, conceptos que siguen siendo validos a pesar del entorno.

    La sencillez sigue siendo muchas veces la mejor de las soluciones. Cuando uno tiene aprehendidos ciertas ideas el único trabajo (que no es poco) que tiene que hacer es el de estar abierto a las nuevas soluciones para decidir que nuevas herramientas pueden ser útiles para una eficiente consecución de sus objetivos.

    Me gusta la lógica de la 5S por esa manera de entender que se puede hacer lo mismo, o quizás más, con menos o mas eficientemente.

    También me gusta el atípico planteamiento " ¿Qué podemos no hacer (o dejar de hacer) para mejorar?". Funciona.

    • Julen
      27/11/2012 at 15:45

      Desde luego, Juan Luis, que la primera ley de la simplicidad es de aplicación universal: si algo no existe, entonces no se estropea :-)

  2. José Miguel Bolívar
    27/11/2012 at 10:07

    Muchas gracias por la mención, maestro. Creo que las metodologías de productividad o eficiencia personal pivotan alrededor de principios universales que, en esencia, son ese simple sentido común (nótese que común no significa necesariamente abundante). David Allen habla de "acorralar" las "cosas" que aparecen en tu radar, por ejemplo información, para decidir qué hacer o no con ellas y, en función de la decisión, enviarlas a contenedores determinados. Entiendo que 5S hace algo muy parecido. Si pensamos en información, las preguntas serían "¿qué es esto? ¿Tengo que hacer algo con ello? ¿Me puede servir en algún momento?" y, en función de las respuestas, lo borraríamos, haríamos algo con ella o la etiquetaríamos para recuperarla fácil y rápidamente en algún momento.
    Creo que estas metodologías son cada vez más necesarias porque, en tiempos de sobreinformación, un poquito de claridad ayuda mucho a hacer la vida más fácil ;-)
    Un abrazo.

    • Julen
      27/11/2012 at 11:10

      Pues va a ser que sí, José Miguel. Un poco de sentido común... que no abunda tanto ;-)

  3. Saioa
    27/11/2012 at 14:36

    Yo creo que padezco el sindrome de diogenes digital...como me cuesta eliminar cosas!!!
    He llegado hasta a rebuscar en la papelera para ver si habia eliminado algún archivo que no debia, jaja.
    No me vendría nada mal aplicar/me las 5S, o al menos las 3 ;)

    • Julen
      27/11/2012 at 15:44

      Saioa, siempre puedes probar a ponerte un trastero externo (vamos, un disco duro externo) y pasas ahí toda la porquería por si algún día te vale para algo. De Diógenes digitales está este planeta lleno jajajaja
      A ver si algún día nos vemos... mira que hecho yo en falta esos dibujitos tan bonitos que tú hacías :-)

  4. Saioa
    28/11/2012 at 15:35

    hacia, y sigo haciendo :-)

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