Aplicar la metodología de 5S a entornos digitales

No es tema nuevo porque ya he comentado aquí en varias ocasiones esta curiosa combinación. Para quienes no sepáis de qué va la metodología de las 5S decir que, nacida de las prácticas de Toyota, es una herramienta para mejorar la distribución física de un área de trabajo. Bueno, no solo eso, por cuanto trata de disponer solo los elementos necesarios ubicándolos e identificándolos para hacer más robusto y fácil el trabajo. En esta parte del sur de Islandia ha sido Euskalit quien desde hace ya cerca de 15 años ha impulsado la realización de este tipo de programas sobre todo en empresas industriales pero también en empresas de servicios.

En mi caso, fue esta una metodología con la que trabajé mucho en mis 6 años en Maier. Como allí estaba encargado, entre otras, de actividades relacionadas con la mejora continua, parecía evidente que las 5S ayudaban a construir unos cimientos sólidos en ese sentido. Requería trabajo en equipo y ahondar en las actividades «físicas» de los procesos productivos para mejorar las condiciones de trabajo y ganar en productividad. Así que en aquellas cosas pasábamos el tiempo.

Y fue allí donde hicimos una primera aplicación piloto de la metodología de 5S para estructurar la información digital de nuestro departamento. Mirando aquello desde la lejanía (me tengo que ir 10 años atrás) en realidad supuso una labor de organización del área. El trabajo consistió en estructurar la información que manejábamos generando un árbol lógico. Condujo a que conociéramos mejor lo que hacíamos y a compartir casi al cien por cien la información digital. En la práctico hizo desaparecer las famosas «carpetas personales» para pasar a trabajar en «carpetas compartidas». Ni tan mal.

Desde entonces a ahora son muchas las empresas que trabajan con la metodología de 5S. Rigor, método, orden: supongo que es lo que ha animado a mucha gente. Hablamos de los entornos físicos. Y algunas de las personas responsables de 5S de esas organizaciones y el propio Euskalit quieren darle una vuelta de rosca a lo que se puede hacer para aplicar principios de 5S a los entornos digitales. Para ello mañana jueves tenemos una primera jornada de trabajo. Nos reunimos con organizaciones diversas tanto por sectores como por tamaño.

¿Qué se puede hacer para aplicar 5S a la forma en que manejamos información? El asunto es extremadamente complejo. Primero, porque la información digital no se rige por los criterios de escasez de los objetos físicos. Y segundo, y quizá más delicado asunto, porque en las organizaciones el manejo de información digital pasa por un gran intermediario: los departamentos de tecnologías de la información. Debido a estas dos razones el primer objetivo de la sesión de mañana es determinar el alcance que queremos/podemos dar a un proyecto de estas características en cada uno de los casos. Y de paso decidir quiénes deberían formar parte de él.

La metodología de 5S -es mi punto de vista- aporta higiene mental. Trabajar «solo con lo que hace falta» ayuda a combatir la infoxicación en que vivimos. Pensar en una estructura que organice la información es conocer mejor la actividad profesional que desarrollamos pero… a partir de ahí, ¿se puede «implantar» o solo se pueden extraer ciertas recomendaciones prácticas? Más me inclino por esto segundo.

En cualquier caso, ya compartiré aquí algunas de las conclusiones que vayamos extrayendo. Entre otras cosas, nos va a permitir realizar un juicio (auto)crítico sobre las prácticas de manejo de información dentro de las organizaciones. Y también, por supuesto, sobre la ¿falta de libertad? de las personas respecto al uso de herramientas tecnológicas. Complejo panorama pero que seguro que nos ayuda a comprender las dinámicas actuales.