Hace unos días estuve chateando con Juanjo Brizuela acerca del control en la gestión de proyectos. Siempre que converso sobre este asunto me asalta la misma duda: ¿acaso es posible utilizar el tiempo como medida de nuestro trabajo viendo el tipo de proyectos que gestionamos? Claro que la unidad horaria sirve para medir algunos hitos asociados a un proyecto, como un curso o una reunión. Pero el tiempo funciona solo como un límite, porque en realidad, lo queramos o no, el tiempo se escapa entre los entresijos de un proyecto.
Sin embargo, cualquiera que gestione proyectos necesita alguna herramienta para controlarlos… hasta donde sea posible. Si la presupuestación de un proyecto tuvo que ver con la cuantificación de horas y su correspondiente tarifa, no hay más que hablar: hasta el final con el sistema. Pero en realidad, a no ser que hablemos de trabajos mecánicos, el tiempo es una falacia que iguala capacidades. Es algo así como decir: si usamos un kilo de materia prima para producir, ¿por qué no usar un kilo de cerebro? Pero no, el acero y la materia gris de un cerebro no son comparables a través del peso.
Además, las personas a través de sus diferencias individuales necesitan control (o autocontrol) en grado diferente. Hay quien agradece una planificación más minuciosa porque le sirve de guía en el progreso del proyecto. Hay quien necesita más supervisión y quien huye de ella como del demonio. Personas diferentes, actividades diferentes, luego sistemas de gestión de proyectos diferentes. ¿Hay un mejor método? Creo sinceramente que no.
Mi respuesta para controlar la gestión de proyecto sería algo así como: «el mínimo que resulte suficiente«. Y ante la duda de controlar o no, siempre diría: «no controles». Otra cosa es ser rápido ante una desviación. No es tanto utilizar controles para «por si acaso» como utilizarlos «por excepción«. Y la excepción puede tener que ver con que una persona lo pida o con que la experiencia nos diga que hay ciertas actividades que lo requieren.
Todo lo anterior lo digo después de haber utilizado la gestión de horas en multitud de proyectos. Incluso hoy es una referencia que me veo obligado a emplear. Bien porque el cliente lo exija, bien porque en una colaboración con otras personas se pone sobre la mesa para «repartir» cargas. Pero en realidad sé que no lo voy a hacer, que no voy a «contar» las horas que meto en un proyecto. La lógica siempre será la misma: estamos a gusto, más horas. Y su contrario: no estamos a gusto, menos horas. Y su endiablada ilógica: hay retos que nos conducen a meter todas las horas que hagan falta.
Juanjo me preguntaba también por herramientas para gestionar online tareas y proyectos. Anda que la carrera armamentística nos ha dejado un ingente arsenal al respecto. Otra cosa no habrá, pero aplicaciones para eso las tenemos a espuertas. Yo, lo reconozco, he fracasado con unas cuantas y hoy es el día en que uso un cuaderno para anotar las tareas. Vaya ejemplo que doy. Ustedes perdonen mi simplicidad y falta de rigor metodológico.
En fin, que en cierta forma esto de controlar las horas de los proyectos -incluso su planificación- es tarea irresoluble. Cada proyecto requeriría un «control» específico. Cada persona que lidere un proyecto tiene que encontrar su «mínimo suficiente». Las horas pueden ser una falacia, aunque también pueden marcar unos límites naturales. Eso sí, medir el tiempo que empleas, si lo que haces es usar el conocimiento de que dispones, se me antoja labor imposible. ¿Has anotado el tiempo en que «piensas» en un proyecto? ¿O sólo el tiempo en que «haces» tareas relacionadas con él?
En cualquier caso, también lo digo alto y claro: creo que hay que conocer herramientas de gestión de proyectos… ¡aunque luego no las utilices! Sí, otra paradoja al saco 😉
Ah… y una última cuestión que no es baladí. Cuanto más pequeño tu negocio, más libertad para no usar el claustrofóbico sistema de control por horas. Si trabajas en un centro tecnológico o en una gran empresa de consultoría, me temo que no te queda otra. Pero en nuestros humildes negocios artesanos, eso que ganamos. En vez de mirar horas, mejor miramos hacer las cosas bien y que los clientes se queden a gusto.
Algunos otros artículos en este blog donde he abordado el asunto de las horas y los proyectos:
- Balance de 6 años de consultoría artesana: sobre el tiempo y la gestión de proyectos
- El precio de la hora en la consultoría artesana
- Ideas radicales: otra vez las horas de trabajo
- Y tú, ¿cuánto tiempo trabajas?
18 comentarios
Coincido en que lo ideal es que lo emocional y cualitativo traspasa lo racional y cuantitativo en los proyectos; pero quizás no es posible aplicarlo en el caso de todos los artesanos.
Sé que hay fórmulas para ello, como la de intentar asegurarse un ingreso regular que cubra esa base de la pirámide y nos quite la presión-ansiedad para después «soltarnos» en otros proyectos. Pero aún así, quién pudiera conseguir un ingreso regular que le «diera de comer» y además le dejara tiempo para trabajar en otros proyectos.
Por eso, me gusta el planteamiento, pero creo que más bien es para «gurú»s como vosotros. Como dices tú Julen, señores mayores 😉
Coincido en que lo ideal es que lo emocional y cualitativo traspasa lo racional y cuantitativo en los proyectos; pero quizás no es posible aplicarlo en el caso de todos los artesanos.
Sé que hay fórmulas para ello, como la de intentar asegurarse un ingreso regular que cubra esa base de la pirámide y nos quite la presión-ansiedad para después «soltarnos» en otros proyectos. Pero aún así, quién pudiera conseguir un ingreso regular que le «diera de comer» y además le dejara tiempo para trabajar en otros proyectos.
Por eso, me gusta el planteamiento, pero creo que más bien es para «gurú»s como vosotros. Como dices tú Julen, señores mayores 😉
No te digo que no sea para gente anciana, pero ojo porque entrar en la dinámica de las horas como medida por defecto de nuestro trabajo me parece bastante pernicioso.
Gran post Julen. Me identifico plenamente con lo que dices en el post. Siempre he pensado ( ya desde mis tiempos estudiantiles) que medir en horas a las personas y sus trabajos era más propio de problemas y temas de la Sociedad Industrial. En varias asignaturas de Ingeniería aparecía esa relación ( Rendimientos por unidades de tiempo) ,pero resultaba que muchas veces eran papeles mojados de una ciencia no exacta. El papel todo lo aguanta, pero resultaba que al salir al mundo real me decía que 1+1 en horas no eran casi nunca 2. Siempre he huido como de la peste de que alguien mida rendimientos con horas, y seguiré huyendo pues no va ni con mi forma de entender ni la vida ni el trabajo. Chapeau de nuevo por el post, esperando que el tiempo se detenga en lugares y momentos que no se midan en ( putas) horas.
Bueno, también te digo, Iván, que hay que relativizar. La hora no debe ser el patrón por defecto, pero el mercado (lo aceptamos hasta donde queremos/podemos) a veces exige este tipo de medidas. Es jugar en territorio enemigo pero sin perder la referencia de que las horas no son «la medida» sino «una medida» que en un momento dado el sistema necesita.
Excelente reflexión…, en voz alta. Creo que el planteamiento nos lo hemos hecho todos los que trabajamos en el ámbito de la consultoría. En mi caso, durante mi periodo como autonómo lo aplique al 100% como expresas. Ahora dentro de una empresa, la distribución por horas que conlleva una cuantificación económica para el cliente es clave. También es cierto que no solo lo necesitamos nosotros. En algunos proyectos he intentando negociar con el cliente fórmulas distintas al número de horas previas calculadas al inicio (y coincido contigo que es una aberración predecir cuántas horas le vas a dedicar a un proyecto de consultoria, más si se relaciona con el ámbiot de los RR.HH. como es mi caso). FInalmente, ningún cliente ha querido jamás cambiar de cultura de funcionamiento. Al final, siempre depende de la habilidad y de lo que le gusta/quiere el consultor para desarrollar el trabajo.
Pues sí, seguramente es una cuestión que tiene que ver con nuestra habilidad para no magnificar estas cosas y usarlas hasta donde las condiciones obligan. Pero como le decía a Iván, sabiendo que no es «la medida».
«Siempre he huido como de la peste de que alguien mida rendimientos con horas»
Estoy de acuerdo. Pero creo también que es importante para la toma de decisiones el poder explotar los datos de los costos, gastos e ingresos que ha tenido el proyecto. Así se evitan, o se tratan de evitar al menos, desviaciones entre lo «estimado» (con la ayuda o no de una herramienta) con lo «real» (las facturas de compra y de venta generadas).
Yo creo que incluso las micropymes deberían, de alguna u otra forma, llevar esta gestión. Nuestra oferta es una solución libre (estándares y procesos abiertos; flexibilidad e independencia de proveeedor), que además puede desplegarse en la nube (sin inversión de hardware)
http://openbravo.almis.com/content/gesti%C3%B3n-de-proyectos
http://demo.openbravo.com
Pues ya estamos en desacuerdo 😉
Yo no lo veo como tú. Y eso que si tuviera que elegir algo «a la fuerza» no dudo que me quedo con lo que dices en tu último párrafo, pero no veo que tenga que usar (sí o sí) un tipo de software como ese. Al final, complicamos lo que es más sencillo.
También es verdad que en mi caso las experiencias con ERPs han sido dantescas… aunque no soy el único 😉
Me dedico a proyectos de comunicación, diseño gráfico y web. Personalmente, utilizo la medición de horas en el cálculo del presupuesto de un trabajo y luego me olvido de ella. Siempre que he intentado utilizar un software de gestión de proyectos en este sentido, he terminado por decidir que me llevaba un porcentaje de tiempo excesivo rellenar los formularios y la planificación del proyecto.
Al final del trabajo, hago una recapitulación, no exhaustiva, del tiempo utilizado y ráramente, después de algunos años, suele haber grandes diferencias con los cálculos previos. Pero me interesa, al final otro cálculo: Si yo y el cliente hemos quedado satisfechos del trabajo realizado. Es un cálculo más global, en el que, aparte de las horas, está la calidad conseguida y el cumplimiento de los objetivos previos. Está claro que el número de horas, si son excesivas, pueden crear insatisfacción. Normalmente, en mi caso, los mejores trabajos me llevan menos horas, porque son los que han seguido una dirección correcta desde el principio.
Jordi, pues a mí me pasa lo contrario (quizá no lo hago bien): cuanto más a gusto en un proyecto, más horas le dedico. Claro que nuestras actividades son diferentes y quizá sea lógico que si haces bien tu trabajo emplees menos horas.
Pregunto demasiado, qué le vamos a hacer.
El caso es que creo que el tiempo es un recurso que a veces se me queda excesivamente corto, precisamente por lo que dices: más a gusto con un proyecto, más horas, más dedicación y viceversa.
La duda también radica en cómo lo puedo gestionar para no volverme loco, de forma sencilla y aprovechando la tecnología, bendito descubimeinto en este mundo de hoy. Y al haber tantas y tan de su padre-como-de-su-madre, es complicado. Y necesitas algo flexible, adaptable para poderlo manejar sin que te pases todo el día apuntando cosas.
En cualquier caso, gracias por los consejos.
Ahora me toca hacer lo que hay que hacer: disfrutar de los proyectos más
Juanjo, de todas formas creo que hay un punto de «suficiente» control sobre lo que hacemos que es el que nos interesa. Como queramos ser muy ambiciosos con el control, la cagamos. Pero, en fin, esa es mi experiencia y no tiene por qué ser extensible a todos los casos. De todas formas, si me preguntan sería lo primero que diría: control, el mínimo necesario.
«También es verdad que en mi caso las experiencias con ERPs han sido dantescas… aunque no soy el único ;-)»
Muy cierto. Los ERPs tradicionales tienen la mala fama que se merecen:
– Las empresas tienen dificultades en encontrar la mejor solución para ellas.
– Los productos son caros.
– Los clientes se ven atados a los proveedores una vez hecha la inversión con independencia de su grado de satisfacción.
– Algunos productos son tecnológicamente antiguos y se tendrán que acabar migrando a entornos web/ en la nube.
– etc. etc.
En nuestro caso, nunca crearíamos una nueva línea de negocio ERP (hace tres años, en plena crisis) si no creyeramos que:
1.- Los ERP horizontales son una necesidad y deberían ser gratuitos.
2.- El valor proviene de los servicios y funcionalidad avanzada.
3.- Hoy, ser “libre” es imprescindible para desarrollar los mejores productos.
Dicho esto, también creo que si el retorno no supera la inversión, es mejor no implantar un software de gestión.
Se agradecen las aclaraciones. Me temo que yo quedé herido de por vida con aquellas experiencias 😉
Me encanta esta pregunta. Si conseguimos dar respuesta adecuada a esta pregunta es cuándo tendremos la posibilidad de «humanizar» el trabajo.
Los trabajos/proyectos que sean medibles en horas “reales”… seguro que son y serán automatizadas en un futuro. Sin embargo, es cierto que hay personas que prefieren seguir trabajando (y cobrando) exclusivamente por horas. ¿No será que es una forma de no responsabilizar realmente del resultado final?
Estamos en una era de la velocidad. Queremos hacer de todo sin renunciar nada y para ello, necesitamos hacer todo rápido (y bien). Solo así tendremos las 24h realmente útiles. En esta era, los que prefieren ser “medidos” por horas… ¿no habrán dado cuenta de que si nos sigue “pagando solo por horas», aprender a hacer bien todo más rápidamente (es decir ser más eficaz) en realidad no aporta mucho para su calidad de vida de 24h?
(Este matiz es importante… porque es cierto que si eres rápido y vas holgado de tiempo, seguro que lo desarrollas de forma más relajado o que puedes abordar más proyectos que pueda tener su atractivo. Pero en este caso no me refería a eso).
Pero indudablemente para coordinar hay que poner timing y recursos. Así que seguiremos tratando de medir los proyectos (y acertar a máximo)… al menos en término de «para cuándo» y “cuánto cuesta”. Y no podemos negar que ahora el tiempo es dinero.
Pero tengamos en cuenta que quizá 1h no necesariamente tenga que tener el mismo coste, incluso para una persona concreta: igual puede suponer un menor coste del proyecto si deja libertad de horario (uno asume que meterá horas que haga falta), pero que suponga más coste si obliga a un horario rígido o que cobra por horas “reales” imputados.
Al menos, si pudiésemos elegir la modalidad… sería todo un avance 🙂
Un saludo.
En ese sentido, creo que es interesante la experiencia de la gente de Irizar y otras organizaciones para que la gente se coordine entre sí según sus particularidades de tiempo. Al margen de que toda sea matizable, creo que es importante encontrar experiencias de cambios en los modelos de gestión del tiempo en general y de los horarios en particular.
Yo creo que la gran tentación de sobreutilizar la medición en base al tiempo es porque iguala y (teóricamente) simplifica algo que es complejo de forma intrínseca: la persona. Nos tienen que medir, pues usemos la hora. Pero es algo triste, ¿no?
Por supuesto que se pueden medir en horas, de hecho, es casi lo que aporta una mayor eficiencia al resultado final del proyecto, no sólo para mantener una mínima motivación y tensión para trabajar correctamente, sino también para hacer una estimación inicial de lo que puede costar realizar un determinado proyecto.