Trabajo colaborativo en un MBA

Este viernes y sábado pasados estuve impartiendo un módulo sobre empresa abierta en el MBA Executive que en Mondragon Unibertsitatea impartimos en colaboración con la Cámara de Comercio de Gipuzkoa. Un grupo de alumnos provenientes sobre todo de empresas industriales con los que poco a poco fuimos recorriendo los vericuetos de qué se puede hacer para abrir algo más nuestras empresas. Es evidente que chocamos contra modelos mentales imperantes, pero también es cierto que, en general, la gente va cayendo en la cuenta de que vivimos en 2011 y de que quizá algunos sacrosantos principios de gestión empresarial son, cuanto menos, cuestionables a día de hoy.

Aunque no era mi intención, llegó un momento en que algunas personas comenzaron a preguntar por cómo utilizar herramientas colaborativas. Cuando tienes 10 horas para impartir un módulo, entrar en ese territorio da un poco miedo porque sabes que no serían suficientes quizá ni siquiera esas 10 horas para explicar las alternativas existentes a día de hoy. Y de ahí que escriba este post: ¿no sería necesario que todos estos programas MBA dedicaran un módulo al trabajo colaborativo?

En su día ya expliqué como David y yo hemos empezado a usar wikis+dropbox+correo electrónico para gestionar nuestros proyectos. Por supuesto que esta es una opción que hay que evaluar según las características concretas del proyecto que tengamos entre manos, pero sí conviene considerar cómo coordinarse con herramientas online cuando son varias las personas implicadas. Y cuando, además, son de dos o más empresas, más importante aún.

Al final, creo que la clave es conocer unas cuantas herramientas y buscar las más adecuadas según el proyecto y el nivel de dominio de competencias tecnológicas de las personas que participan en él. No quiero decir que las herramientas lo sean todo, pero sí que una buena parte de la eficiencia cabalga sobre ellas. Es imprescindible:

• Utilizar un buen gestor de documentos, que permita la trazabilidad y edición conjunta.
• Una agenda con un calendario que permita prever fácilmente quién está metido en qué, con qué disponibilidad de tiempo y que, al mismo tiempo, visualice los eventos o hitos principales.
• Una herramienta sencilla de comunicación y mensajería, sea correo u otras más twitterizadas. Puede haber varias opciones, pero siempre hace falta un medio rápido y ágil de comunicación entre las partes.

En el fondo, son dos los aspectos a gestionar: el flujo y el stock de conocimiento con que se trabaja en un proyecto. Unas herramientas deben mirar más al almacenamiento en soportes que permitan la búsqueda y reutilización rápida de los materiales. Otras, en cambio, deben favorecer el flujo y la conversación, para que ese conocimiento se disperse y comparta entre las personas implicadas en el proyecto.

En fin, que tras este módulo salí casi convencido que en estos programas, a nivel directivo, todavía queda un área de trabajo con un gran margen de mejora: el trabajo colaborativo. La gente se busca la vida como puede y a veces tienes la sensación de que no conocen las herramientas. Usan lo que les dicen que tienen que usar, pero con las restricciones típicas de la empresa, que se empeñan bastante más en proteger (llevar a stock) que en hacer fluir el conocimiento.