Orden físico y desorden digital

De mi seis años en Maier guardo buen recuerdo del trabajo en 5S. Entre los temas de mejora continua que caían bajo nuestra responsabilidad aquello de trabajar la eficiencia mediante criterios de 5S fue algo que me dejó cierta huella. De hecho, llevo ya varios años colaborando con Euskalit como profesor en sus programas de 5S. Son programas muy agradecidos porque suponen trabajo en aula pero también tenemos horas para implantar la metodología en un área piloto. Hoy en día, además, la metodología Know-Inn que han impulsado, permite centrar las sesiones presenciales en la resolución de dudas y no en meter chapa teórica.

Así que, orden, método, disciplina: un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio. Qué cosas. Esa sensación de control sobre el espacio físico genera dos grandes beneficios: contribuye a conocer mejor lo que hacemos y cómo lo hacemos, pero también consigue en la mayor parte de las ocasiones que hagamos el trabajo «más a gusto». Al final, lo que aplicamos es puro sentido común: lo que se utiliza con más frecuencia que esté a mano, prevenir errores mediante controles visuales, facilitar movimientos, optimizar el espacio…

Pero es curioso cómo este orden físico convive con un cada vez mayor desorden digital. El principio de «un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio» ha sucumbido ante el poder de la etiquetación. Las taxonomías tradicionales que estructuraban el mundo conviven ahora con la pujanza de sistemas anárquicos de descripción mediante etiquetas de los contenidos. Una «cosa» (unidad de información) puede ser descrita de muy diferentes maneras. Así que, ¿por qué renunciar a hacerlo? Dicho y hecho: la consecuencia lógica es el desorden digital. Y lo bonito es cómo surge un orden emergente. Delicious es el mejor ejemplo.

Soy un fan de Google Desktop. Eso sí, sabiendo que tiene un precio: también «mi información» que no estaba online pasa a estarlo. El omnipresente Google entra en este espacio privado e indexa contenidos. Y ahí nadie como él para demostrar la potencia de su tecnología. Correos electrónicos, ficheros o navegación por Internet; todo queda rastreado, listo para hurgar en ello. Pero, ¿no hay entonces necesidad de organizar nada? No, no lo creo así. Hay que manejar criterios y aplicarlos, pero sabiendo que hay tecnología que complementa nuestra organización. Sí, esa organización de la información que siempre tiende al caos, otro buen ejemplo de un management paradójico.

Ahora que vuelvo a mi despacho tras la reforma que hemos acometido, lo reconozco: necesito aplicar criterios de 5S. Si no, estoy incómodo. Necesito «control» sobre el espacio físico. No me siento cómodo con el desorden físico, aunque sé que esa es probablemente la estación de destino de la mayor parte de mis esfuerzos. Pero el camino de ordenar me sirve para disponer de una visión global de lo que hago. Creo que mueve mis neuronas de forma juguetona. Así que no estoy por la labor de renunciar a ese casi imposible objetivo de tener unas 5S maravillosas en mi despacho.

Cuento todo esto porque el lunes comienzo en Euskalit con un grupo de diez empresas un nuevo programa de 5S. Son empresas de carácter industrial. Es aire fresco y retomar contacto con la realidad de nuestras plantas de producción. Esos lugares donde hay que rebuscar eficiencia para seguir entregando pedidos a los clientes. Esos lugares donde la gente de a pie puede aportar sus ideas, su lógica aplastante, y conseguir que el trabajo sea un sitio donde pensar. Porque, aunque a veces lo olvidemos, cuando aplicas 5S te descubres pensando cómo hacer mejor tu trabajo. Ah… y cómo hacerlo con menos esfuerzo.

Por cierto, algún día tengo que charlar con el maestro José Miguel Bolívar sobre el cruce entre GTD y 5S, ahora que, además, él ha reorganizado su trabajo con el blog. Nos leemos 😉

Algunas otras cosas que he escrito en este blog sobre 5S:

• Caos cuadriculado
• Entropia negativa en lo físico y en lo digital
• La paradoja del orden

Aunque ya lo hice en otro post, os dejo aquí acceso a los tres videos de Euskalit sobre 5S. Quizá puedan seros útiles para animaros a trabajar 5S en vuestros espacios de trabajo.

Primer video (4:17)

Segundo video (6:53)

Tercer video (9:14)