¿Cómo movemos la conversación digital?

Ya sabéis que el 5 de junio estaré en el World Cafe del Hotel Sheraton en el que conversaremos sobre el protagonismo de las personas en las organizaciones. Lo organiza en Servicio de Innovación del DIPE de la Diputación Foral de Bizkaia. El objetivo: conseguir ideas que luego podamos reutilizar en nuestras experiencias profesionales. 100 personas distribuidas en 25 mesas… y una mesa digital. Pero, ¿cómo movemos la conversación digital ese jueves 5 de junio?

Podemos hacerlo usando coveritlive, un sistema para retransmitir eventos que me comentó Hontza hace poco y que he estado probando. No está mal. Otro método sencillo, son blogs y comentarios. Ese mismo día 5 postearemos a primera hora del día para iniciar conversación. Lo lógico es que lo hagamos desde el blog del world cafe aunque también podemos mover varias conversaciones paralelas en diversos blogs. También podemos usar Twitter o Jaiku. En fin, que hay muchas alternativas. Pero, si te de ti dependiera, ¿cómo generarías una conversación durante una mañana en torno a un tema relativamente «áspero» como puede ser el del protagonismo de las personas en las organizaciones?

Los temas/preguntas en torno a las que girará el world cafe:

1. Relata una experiencia satisfactoria en tu organización (o en otra que conozcas) en la que las personas hayan sido protagonistas y la organización se haya visto beneficiada
2. ¿Qué cambios deberían darse en nosotras/os como individuos y en nuestras organizaciones para que sean empresas centradas en la persona?
3. ¿Cuáles serían los primeros pasos que deberíamos dar como individuos y como organizaciones para transitar hacia este tipo de empresa?

Por cierto, que M@k también estará dándonos también soporte en esta mesa virtual desde el propio lugar de los hechos. Para que tengáis una idea de lo que haremos esa mañana, adjunto el programa completo, milimetrado en tiempos como podéis comprobar.

9:15. Bienvenida y descripción del propósito del evento (Izaskun Artetxe)
9:25. Descripción del Foro Itaca, objetivos y actividades actuales (Carlos Peña)
9:35. Descripción de la dinámica del World-Café e instrucciones para comenzar las rondas de conversaciones (Charo, Juan).
9:50. Pregunta 1. – Ronda inicial de conversaciones de world café . Se trata de romper el hielo, conocer a los vecinos de mesa y coger confianza. 2 minutos iniciales para pensar en la experiencia positiva y escribirla en una txartela, y luego el resto del tiempo, hasta los 15 minutos, para conversar y compartir esas experiencias. Personas de la organización van pasando por las mesas para recoger las txartelas y entregarlas a Saioa, nuestra graphic recorder, que empieza a plasmar en imágenes algunas de las experiencias más interesantes.
10:05. Los moderadores dan instrucciones para comenzar la siguiente ronda de conversaciones, alrededor de una nueva pregunta. Todo el mundo permanece en sus mesas iniciales.
10:10. Pregunta 2 – 1ª Ronda world café . Se invita a las personas a contestar la pregunta 2, utilizando el talking stick para guardar el turno de habla, mientras los demás escuchan con respeto y atención. Se pide que todo el mundo utilice el mantel de la mesa para dibujar y escribir de forma que les ayude a expresar mejor sus ideas. Se avisa que se tocará la campanilla cuando queden 5 minutos para finalizar. Se dan 20 minutos para conversar.
10:30. Instrucciones. Los moderadores invitan a que en cada mesa se seleccione un anfitrión que permanecerá en la mesa mientras el resto se mueve de forma libre a otras, tratando de no repetir vecinos de mesa. Este anfitrión se encargará de recibir a los nuevos compañeros de mesa, contarles brevemente lo sucedido en la ronda anterior y de apuntar luego en una hoja preparada las ideas más interesantes que surgan de estas 2 rondas. Se recalca que las personas que se mueven de mesa deben escuchar las ideas sucedidas en la ronda anterior para luego construir y profundizar sobre las mismas y a partir de su propia experiencia en la mesa anterior. No se trata de que cada uno vaya con su idea de mesa en mesa, defendiéndola.
10:35. Pregunta 2. – 2ª Ronda world-café 20 minutos para contestar a esta misma pregunta en las mesas, siguiendo las mismas reglas anteriores.
10:55. Echo-harvesting . A la finalización de las conversaciones sobre la pregunta 2 se pide que cada anfitrión exponga, de forma breve (30 segundos máximo), la idea que en la mesa consideren más interesante. De esta forma en 13 minutos tenemos ocasión de escuchar todas las mesas, con una campana o similar dando el tiempo y así dando paso a las intervenciones. Se incluye la posible intervención de nuestra mesa virtual, en la que Julen está retransmitiendo el evento en el ciberespacio y recogiendo opiniones externas. A la finalización personas de la organización recogen las hojas cumplimentadas.
11:10. PAUSA-CAFÉ. Se ofrecen 15-20 minutos para que la gente se levante, pueda ir al servicio si lo desea y coja su café, para a continuación dirigirse con las vituallas a otra mesa. Todo el mundo se mueve de mesa.
11:30. Pregunta 3. – 1ª Ronda de conversaciones, igual que la ronda primera de la pregunta 2.
11:50. Instrucciones para que en cada mesa se elija un nuevo anfitrión, que se queda en su sitio, mientras el resto se mueve de nuevo. Se recalcan las mismas normas que antes.
11:55. Pregunta 3. – 2ª Ronda de conversaciones. Igual que antes, el anfitrión apunta las ideas más relevantes en su hoja preparada. Además por cada ronda de preguntas se pueden retirar los manteles usados y utilizar otros blancos nuevos.
12:15. Sesión de cosecha de hallazgos plenaria donde se invitará a hablar a los anfitriones de cada mesa (u otras personas cuando vaya avanzando la sesión), presentando los hallazgos relevantes que hayan ocurrido en sus mesas respectivas. Ahora se permite más tiempo por intervención, aunque se pide cierta brevedad para así dejar tiempo para que todas las mesas hablen. También puede intervenir nuestra mesa virtual, aportando las intervenciones externas que lleguen desde Internet. Cerca del final de esta sesión de diálogo se van recogiendo las hojas cumplimentadas de cada mesa (también se puede pedir que las dejen en las mesas).
13:15. Cierre y conclusiones finales. Intervención breve final que agradezca la colaboración, que sintetize algunas conclusiones y que enmarque este acto dentro de la estrategia del DIPE.
13:25. Cocktel en la sala externa contigua a la del world-café.