Continuamos nuestra serie de ideas radicales. Hoy toca una que quizá alguien pueda interpretar, a primera vista, desde la reducción de costes. Vale, te acepto pulpo como animal de compañía. Pero la razón que está por detrás es la de conectar mejor con el cliente. Además, tiene que ver con la flexibilidad y con la organización del trabajo. Ahora que si quieres seguir viendo un pulpo es asunto tuyo.
Describimos la situación. Llegas por la mañana a las oficinas de tu empresa. Es pronto. Ya hay algunas personas que son madrugadoras y están trabajando. Mesas, ordenadores, armarios, impresoras. Lo habitual en una oficina. Pues bien, mide los metros cuadrados de tu oficina y los divides entre tres. Ese será el sitio que necesites a partir de ahora. ¿Por qué? Porque el trabajo no tiene por qué suceder allí. Creo que soy conservador con la medida. Pero, en fin, para empezar puede servir.
¿Qué pinta toda esa gente sentada delante de sus pantallas? ¿Qué grado de interacción tienen con sus clientes? El trabajo de verdad no sucede allí, por mucho 2.0 que quieras ser y por mucha comunidad virtual que creas haber montado. El trabajo, los negocios, suceden cara a cara la mayor parte de las veces. Las transacciones electrónicas -cuando suceden- son la consecuencia normalmente, no el origen del negocio. Las oportunidades están allí fuera, por donde pasa el tren. No tiene ningún sentido que estés esperando en la sala de espera de la estación a que venga el tren. Sal al andén porque el tren sólo se coge estando allí.
Entonces, lo que decimos es que el espacio de trabajo en oficinas debe ser la tercera parte del que tienes ahora. ¿Qué consecuencia tiene para nuestra gente? Dos tercios de las personas deben trabajar fuera de la oficina. Y pueden hacerlo junto a sus clientes o pueden hacerlo sentados en un parque junto al edificio de sus clientes… si pillan wifi, o si pagan los diezmos a la iglesia… perdón, digo al ladrón telecomunicador que toque.
La única razón por la que entendería que no dividas tu espacio por tres es que tus clientes se vinieran a trabajar a tu empresa. Es la única duda que me surge. Porque quizá, acompañando la medida, podrías probar a habilitar una zona de trabajo «mixta», bien identificada. En esa zona, tu y tus clientes colaboráis en proyectos. Es la zona más intensamente cromática de tus oficinas, la más alegre, de la que debes sentirte más orgullos@. La que representa tu filosofía. Prueba a asignarle espacio y nombre. Tu objetivo: ocupación al 100% todos los días de trabajo… o no trabajo.
Si reduces a un tercio el espacio que necesitas para tus oficinas, tienes que acometer un par de cambios en paralelo. En primer lugar, debes crear un calendario -cualquiera web te servirá- para ver la ocupación. Cuando se llene, quienes vengan por detrás deberán buscar cobijo en alguno de sus clientes, en el parque de los patos o quedarse en casa currando. Pero a la oficina no vienen porque no tiene sentido tanta gente allí delante de las pantallitas.
El segundo cambio tiene que ver con que las mesas, sillas, cajoneras y armarios son móviles. Todo sobre ruedas. La disposición de tu mobiliario cambia con cada nuevo día. Que la gente se agrupe como quiera o como pueda. Que cojan una mesa (no «su mesa», porque ya no la tienen) y la muevan; que cojan una silla y la muevan, que cojan alguna cajonera y la muevan. Que muevan lo que haga falta y que se organicen la vida. Esto supone espacios abiertos y algún espacio común para juntarse, aunque también pueden servir para eso de «reunirse» las propias mesas agrupadas: toma reunión permanente.
Tira tus muebles por la ventana; mejor, llévalos a alguna organización que pueda reutilizarlos para fines sociales. Compra muebles nuevos, baratos, sencillos, con ruedas. Intenta vender una tercera parte de los metros cuadrados que ocupa tu oficina. Si tienes suerte, depende dónde estén y cómo sean tus oficinas, con lo que saques te puede servir para la compra del nuevo mobiliario. Y si sobra, haz una comida con tu gente y le explicas la idea radical. Se trata de estar con el cliente. De no pisar la oficina si no es para traer un cliente o para hacer alguna gestión que requiere colaborar con colegas y… aunque hay sitios mejores, habéis pensado que lo haréis en las oficinas.
En realidad, las nuevas oficinas requieren un trabajo potente de 5S. Hay que eliminar innecesarios. Dejar lo indispensable. Vaciar de papeles y de archivos las repisas. Trabajar bien las ubicaciones de recursos comunes. No es fácil, pero es divertido.
Reconozco que el detonante de esta idea me vino estando en las oficinas de una empresa de consultoría hace un par de semanas. No voy a decir el pecador. Lo que allí vi es una pérdida de competitividad galopante. ¿Qué pintaban todas aquellas mesas, la mayor parte tristes y vacías, sin personas dándoles calor? Bien, pensé, esta gente curra en casa del cliente, lógico. Entonces, ¿para qué todo este espacio desaprovechado? Y, claro, pensé enseguida: todos estos metros cuadrados tienen que costar un pastón. ¿Quién lo paga? El cliente. Porque cuando ves la tarifa de consultoría qeu aplican, ¿cuánto es pasta que se lleva la persona y cuánto gastos de estructura? Por eso, quienes vamos por la vida como profesionales en red, somos infinitamente más competitiv@s. Toma dosis de autoestima. Perdón, es que soy de Bilbao 😉
Más ideas radicales en este blog.
13 comentarios
El único problema, respecto a lo que comentas al final, es que algunos clientes miden la calidad de la consultoría por los metros de la oficina y el dinero que se han gastado en muebles.
Tampoco tengo muy claro que los empleados salten de alegría con que les quiten la mesa que no usan, pero todo es probar.
Como casi todas, genial a la par que radical. En este caso, se trata de una idea ya probada en Semco, tal como lo cuenta Ricardo Semler. Podéis leer una exposición convergente aquí
Falta el último punto de radicalidad la red de los consultores será inalámbrica e intangible para que tampoco ocupe espacio.
En el fondo creo que supone un cambio de mentalidad:paso del patrimonio tangible al concoimiento vehicular y movible.
Saludos hoy desde Madrid y sin oficina
Un buen planteamiento, similar al que se pretende con los «mojo» (periodistas móviles).
Si ya decía un amigo, que cada consultor que está sentado delante de la pantalla no está facturando…
Jaizki, solo un apunte sobre las consultorías. Todas las que conozco tendrían un grave problema (*) si todo su personal estuviese en la oficina. De hecho dimensionan con ratios que yo estimo de 1 a 10, aún más radical que el 1 a 3 que propone Julen.
(*) De hecho tendrían un segundo problema más grave aún porque sería un síntoma de que no están facturando
Tus ideas son como un soplo de aire fresco, gracias.
Esta idea de hoy, además de en Semco se ha probado en IBM, (ignoro si continúan con la experiencia porque de esto me enteré ya hace años).
Las motivaciones que apuntas me parecen razonables pero personalmente hay algo que no me agradaría, lo veo demasiado impersonal. Quizás es que vaya contra mis instintos de territorialidad. Aunque evidentemente sería positivo para las relaciones con los clientes, no creo que lo fuese tanto para las relaciones entre compañeros y para el trabajo en equipo.
Sobre el tema de tener al cliente dentro de casa también conocí hace años una experiencia en una fábrica de Ericsson en Suecia, y este aspecto si que lo encuentro tremendamente positivo.
Gracias por los comentarios. Creo que me ayudan a profundizar en la idea. Un asunto muy relevante me parece el de preguntarnos cómo se lo tomaría una persona cuando le dices que adiós a su mesa y su silla y su cajón y su amuleto de la buena suerte. Claro, son costumbres.
¿Cómo gestionamos el cariño de la gente con su mesa y con el entorno físico que le rodea? Bueno, antes quizá: ¿hay que gestionarlo? Quizá sí que debamos mantener ciertos vínculos emocionales a través de los objetos que uno utiliza/posee en una oficina. Algo así como su bunker privado… reducido a una cajonera o un pequeño armarito con ruedas. Bien, quizá tengamos que admitir que esos vínculos pueden ser útiles. Es más, puede que lo más simple sea, como casi siempre, preguntar a cada cual. Porque seguro que hay quien lo necesita.
De todas formas, un cambio de este estilo supondría nuevos colores y formas. Un nuevo escenario, con otras reglas de juego. El movimiento es alegría, es innovación, es una forma amable de reorganizarnos.
Espero poder contar alguna experiencia. A ver si consigo convencer a mi gerente favorito…
Efectivamente es radical…
Demasiadas costumbres muy arraigadas creo que impedirían llevar a la práctica esas ideas en muchas empresas, donde aún funciona el modelo funcionario.
Lo de sentirse orgulloso que se comenta en el caso de Semco, creo que es algo bastante obvio, pienso que a todo el mundo le gusta sentirse orgulloso de su trabajo, lo que suele ocurrir es que algunas personas se sienten orgullosos de poca cosa (pero que para ellos es suficiente) y otros tienen un nivel de exigencia muy alto.
En fin… Enhorabuena por el blog, muy interesante.
Cómo me gustan tus ideas radicales, Julen. Como todas las anteriores, la veo como un ejercicio de cuestionamiento -radical, claro- de los modelos que usamos el común de los mortales en las empresas 1.0 ó 1.2.
Como casi siempre, el cuestionamiento radical seguramente no se podrá llevar a sus últimas consecuencias (¿o quizá sí?), pero su valor reside -desde mi humilde y no-bilbaíno punto de vista- en el acicate para pasar a la empresa 1.4, aunque no lleguemos a la 2.0.
Sé de un empresa que lo ha hecho y le ha salido un blog rebelde, en concreto esta entrada puede ir a juego con tu post
Lula, tengo que leer con tranquilidad districo C, porque parece una joya.
Por cierto, que la idea requiere explicación y mirar a la gente de frente y a los ojos. Me temo que en demasiadas ocasiones esta idea se interprete como «salvaje reducción de costes». Triste, pero tan cierto como evidente.
Supongo que el mejor método sería el realizar una serie de horarios para que el equipo rotara por las oficinas de manera que siempre hubiera capacidad para ellos.
El resto, en los clientes y moviéndose siempre por objetivos, no por horarios. De esa manera, si no tiene nada que hacer en el cliente entonces posiblemente es que ha terminado con su proyecto y, hasta que empiece otro, que esté en su casa como recompensa a su productividad.
[…] esta ocasión, lanza una idea nueva: mide los metros cuadrados de tu oficina y divide entre tres. Dos tercios de tu equipo debería […]