Entropía negativa en lo físico y en lo digital

Últimamente estoy viviendo en dos mundos paralelos. Por un lado, llevo a cabo un proyecto de formación y asesoramiento en la implantación de la metodología 5S con Euskalit (la Fundación Vasca para el Fomento de la Calidad). Por otro, con otro cliente, estoy enfrascado en la implantación de un portal documental que inicie su particular senda hacia mundos 2.0.

Digo mundos paralelos porque el primero es el de la tangibilidad extrema. Elementos, necesarios o no, que invaden territorios reales junto a los puestos de trabajo. Mientras, el segundo navega por los farragosos confines del conocimiento, mejor o peor documentado. Yo tengo ciertos ejes comunes de gestión en ambos países, pero he de reconocer que el mundo es retorcido y cabalga desbocado vía entropía negativa a toda velocidad.

La tendencia natural de que las cosas se deterioran por sí mismas y abandonan la normalidad. Ahí está, asaltando caminos por doquier. En el terreno digital de la información supone documentos que pierden valor por el paso del tiempo, porque se arrinconan y encogen en el subsuelo de algún disco duro o porque se desdoblan en varias versiones de vetetuasabercualeslabuena.

En el terreno físico, las herramientas cobran vida y desaparecen para desplazarse a lugares inaccesibles. Se sumergen entre un torrente de materiales innecesarios y abandonan el lugar que les fue asignado. Los paneles de herramienta se rebelan y huyen de la estructura original. Sus habitantes acaban colonizando lugares insospechados.

La cura es complicada. Fácil de explicar y difícil de llevar a cabo. En gran parte es una cuestión de higiene. Pero se trata de una higiene que choca de lleno con los hábitos de gestión de nuestros espacios, los físicos y los digitales. En este último llegas a saber de gente que ha perdido el control sobre su inmenso almacén, como ya conté en su día (Enrique Dans, Ross Mayfield o Julio Alonso por citar blog stars). En el espacio físico encuentras a ese personal de mantenimiento que es capaz de saber que sus miles de repuestos están en algún lado, allí en los cajones, pero que nadie sería capaz de encontrarlos nunca si no habita su planeta por largo tiempo.

Decía que el remedio es simple: tira lo que no hace falta y ubica (etiqueta) e identifica lo que necesitas. Son sólo estas dos reglas de oro. Claro que tirar cuando los almacenes digitales son tan grandes es difícil. Y ubicar es algo que no conduce a un beneficio inmediato porque el sistema lo hace por ti. Delegas gestión y la tecnología te inyecta techning down. La tecnología te roba capacidades que traías de serie por ser humanos. No ordenes, que yo lo hago por ti. Luego, un día, descubres, que las máquinas se rebelan. Algo tantas veces anunciado desde las tres leyes básicas de los robots ¿verdad? A ver si resulta que Asimov lo comprendió el primero.

Otro día entro en los detalles de la compleja implantación de la metodología 5S. Tan fácil que te hace ver el lado oscuro de la gestión cotidiana en nuestras empresas.